Come affrontare in maniera corretta Il PROBLEMA della Gestione della tua associazione

Una delle raccomandazioni che più spesso facciamo è quella di organizzare e raccogliere tutti i documenti dell’associazione in modo ordinato.

Avere i documenti sparsi in diverse sedi, non essere sicuri di averli, è il primo segnale di un’associazione non gestita bene.

Purtroppo però sappiamo che la situazione media delle associazioni italiane è ben più grave.

Ce lo confermate ogni giorno con le vostre domande sul Blog, ce lo avete scritto in molti rispondendo alle nostra mail.

Quali documenti devo avere?

Come faccio ad averli tutti?

Ci date un elenco dei documenti necessari?

Come faccio a controllarli?

Come faccio ad essere sicuro di essere a posto con l’associazione?

Una volta ricevute queste domande la gente si aspetta che noi prendiamo la sfera di cristallo e come dei nuovi maghi esperti in divinazione riusciamo a produrre ogni volta la terza profezia della Cooman.

Purtroppo non funziona così per noi, ma non funziona così neanche per te caro presidente/dirigente di associazione.

C’è un punto che devi avere ben chiaro: in caso di controllo fiscale spulceranno uno a uno i documenti della tua associazione. Per questo è bene che ti preoccupi che i documenti siano corretti rispetto alla legge… ma prima di poter controllare le carte, è fondamentale che le carte ci siano e siano rintracciabili in tempi brevi.

Questo nella stragrande maggioranza dei casi non è possibile.

Qualunque analisi della situazione della tua associazione parte da un presupposto ben preciso. Un presupposto che non può mai venire a mancare sia che il controllo lo faccia tu, sia che lo facciamo noi come associazionisti, sia che lo faccia l’Agenzia delle Entrate o qualunque altro ente accertatore. Un presupposto che per mancanza di tempo, di volontà o per ragioni che magari non dipendono neppure da te, molto spesso viene a mancare.

Questo presupposto è quello di poter accedere ai documenti dell’associazione in maniera ordinata.

Ti faccio un esempio.

Immagina di dover convocare l’assemblea per l’approvazione del rendiconto di fine anno. Quanti giorni prima devi mandare la convocazione? In che modo la devi pubblicizzare?

Questa è una delle operazioni più banali che devi fare, ma spesso non sei tu ad aver fondato l’associazione, oppure semplicemente sei il nuovo presidente in carica da meno di sei mesi, situazione molto frequente anche questa.

Però il punto resta, come fai a saperlo?

Chiunque abbia le conoscenze base di gestione di un’associazione sa che deve cercare questa informazione su un certo documento…Ma questo documento dov’è?

Ecco questo è il problema! Nella maggior parte dei casi nessuno sa dove sono questi documenti. NESSUNO.

Le motivazioni sono sostanzialmente due.

Da 5 anni, proprio perché è il nostro lavoro, teniamo le statistiche del turnover del personale di migliaia di associazioni. Per turnover s’intende quante nuove persone entrano in associazione a dare il loro contributo e quante altre invece se ne vanno. Il risultato è che le persone che si occupano di gestione ed amministrazione restano molto, molto, molto meno di quelle coinvolte nelle attività operative.

Il motivo è semplice, generalmente il presidente non si vuole occupare di questioni amministrative e cerca di “rifilarle” a chiunque, possibilmente cercando di non spendere soldi. Si cerca il papà del tesserato, il cugino del dirigente o chiunque possa tenere la gestione amministrativa gratis.

Il risultato è che insistendo un po’ si trova qualcuno che per un paio d’anni si presta gratuitamente e di malavoglia a fare il lavoro. Questa persona poi immancabilmente lavorerà da casa col risultato che tutti i documenti NON saranno in sede. Alla fine questa persona si stuferà comunicherà di non volersi più occupare della questione e la ricerca ricomincerà. A quel punto se sarete fortunati la persona riporterà in associazione uno scatolone pieno di documenti sparsi alla rinfusa che nessuno capirà al netto della persona che li ha fatti (che però non c’è più) senza sapere se poi le cose sono state fatte davvero.

La seconda invece riguarda coloro che decidono di affidarsi ad un professionista. Purtroppo non serve leggere i giornali per sapere che esistono diversi tipi di professionisti, quelli onesti, quelli meno onesti, quelli più preparati e quelli meno preparati. È la storia del mondo che lo insegna. Ma non è questo il punto, ammettiamo che il vostro professionista sia onesto e preparato. La questione riguarda DOVE il vostro professionista conserva i documenti. Avrai spesso sentito la frase “i documenti sono conservati presso il commercialista”. Purtroppo ci capita quasi sempre di vedere che poi l‘associazione non rientra mai in possesso di questi documenti e questo genera enorme problemi.

Anche perché il presidente generalmente non sa esattamente quali documenti deve avere.

E quindi quello che succede, sulla base della nostra esperienza quotidiana, è che le Associazioni non hanno tutti i documenti che dovrebbero avere e che sono richiesti dal Fisco italiano in caso di controllo. Hai capito bene, non stiamo ancora entrando nel merito se i documenti siano giusti o sbagliati.

Il punto è che GENERALMENTE NON CI SONO!

Devi ricordarti poi che una volta in possesso dei documenti, se questi non sono ordinati è praticamente come non averli. Quando andiamo a fare le ispezioni fiscali simulate ci troviamo spesso e volentieri ad entrare in una stanza e trovare un numero imprecisato di scatoloni sul pavimento con dentro cartacce alla rinfusa.

Alla sola vista degli scatoloni il nostro pensiero è “un’altra associazione di scappati di casa”, lasciamo a te intuire cosa possa pensare un ispettore vero che si trova nella stessa situazione.

E ormai da mesi che stiamo condividendo questa riflessione dappertutto, sul blog, sulle mail, sul nostro canale di YouTube.

Per poter essere certi di essere a posto, per poter controllare che il vostro commercialista abbia fatto tutte le dichiarazioni, per poter esaminare la situazione della vostra associazione… Per poter fare tutto questo, la condizione necessaria è la disponibilità dei documenti ordinati. PUNTO! Non ci sono altre soluzioni, non ci si può girare intorno.

Ogni volta che chiediamo di accedere ai documenti, ci sentiamo dare le giustificazioni più assurde. Solo negli ultimi sei mesi ci siamo sentiti dare le seguenti spiegazioni:

1. I nostri documenti purtroppo sono andati distrutti in uno dei terremoti degli ultimi due anni
2. I nostri documenti sono stati sepolti dal fango durante l’esondazione di un certo fiume (che cambia a seconda delle occasioni).
3. I nostri documenti sono stati distrutti dagli incendi provocati dalla siccità
4. Ci hanno rubato i documenti mentre li portavamo dal commercialista all’associazione (cosa che tra l’altro non succede MAI come visto prima)
5. Ho messo i documenti sopra la macchina e poi sono partito e quando sono tornato indietro non c’erano più

Ti giuro che tutte queste scuse ci vengono ripetute QUOTIDIANAMENTE ma sono tutte false e come non ci crediamo noi non ci crede nemmeno l’Agenzia delle Entrate, NEMMENO SE PRESENTATE REGOLARE DENUNCIA DI FURTO O SMARRIMENTO, giusto per chiarire che non è una buona idea se qualcuno volesse prendere spunto.

Quindi mettiti l’anima in pace, sia che tu abbia un commercialista, sia che tu non ce l’abbia, sia che tu viva in un paese alluvionato, o in uno terremotato, o che abbiano buttato una bomba atomica sulla sede della tua associazione, DEVI AVERE I DOCUMENTI E DEVONO ESSERE ORDINATI.

Siccome noi eroghiamo servizi come le ispezioni fiscali simulate, le revisioni documentali, quelle degli statuti, etc etc, e sappiamo com’è la situazione, inutile nasconderci dietro ad un dito, anche in associazioni grandi e organizzate infatti il problema documentale ESISTE sempre.