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Scritto da Giovanni Damiano DalerbaIl Libro Soci di una Associazione no profit o senza scopo di lucro (sia ASD – Associazione Sportiva Dilettantistica o ETS – Ente del Terzo Settore nella forma di APS – Associazione di Promozione Sociale od ODV – Organizzazione di Volontariato o, ancora una Associazione riconosciuta o non riconosciuta previste dal Codice Civile) è uno strumento indispensabile alla democrazia interna e viene sempre richiesto, tra i primissimi documenti, durante una Ispezione Fiscale.
Con molta tristezza dobbiamo ammettere che ad oggi circa l’80% delle Associazioni italiane o non hanno un Libro Soci o ce l’hanno abbandonato in qualche cassetto, non tenuto correttamente.
Ancora oggi mi capita di chiedere ai Presidenti delle Associazioni: “Quanti soci avete?”, per sentirmi rispondere “Ecco… Ma cosa intendi con soci? Non lo so…”.
Per approfondire questo argomento (che è alla base delle conoscenze che un Presidente dovrebbe avere) consiglio la lettura dell’articolo: Soci Fondatori, Ordinari, Simpatizzanti, Sostenitori, Onorari, Tesserati.
La mancanza di un Libro Soci aggiornato e ben tenuto può portare a sanzioni, enfatizzando l’importanza di questo documento rilevante per le associazioni
Partiamo da un concetto base: lo Statuto di una Associazione attribuisce ai soci diritti e doveri ben specifici. La chiarezza nello Statuto è fondamentale per stabilire il quorum costitutivo nelle riunioni dell’assemblea dei soci e i verbali del Consiglio Direttivo sono essenziali per documentare queste decisioni.
Ma come si fa a sapere chi è regolarmente socio e chi no? Come può un socio sapere se un altro sedicente tale lo è a tutti gli effetti?
Attraverso l’esame di un Libro Soci ben tenuto. Se vuoi approfondire, leggi l’articolo A cosa diavolo serve il libro Soci?
Un buon Libro Soci è tenuto su file (nelle piccole Associazioni va bene un foglio elettronico, per le grandi associazioni serviranno dei software di gestione di Database) e deve essere stampato.
Solitamente si stampa due volte l’anno: a conclusione dell’anno sociale, per il proprio archivio fiscale, e prima dell’Assemblea Soci. È importante notare che, in caso di controllo fiscale, deve essere consegnato il cartaceo con adeguata vidimazione e bollo.
Il Libro Soci è solitamente un faldone ad anelli che reca in costa la dicitura “Libro Soci dell’Associazione (N)”. All’interno sono conservati i fogli che compongono il Libro Soci, stampati e bucati.
Questi fogli devono contenere i dati del socio (fondatori, ordinari e quelli che compongono il Consiglio Direttivo), elencati in modo progressivo per data di richiesta di iscrizione, che, nota bene, NON coincide con la data di avvenuta iscrizione.
Ogni socio deve essere identificato con il proprio Nome del socio, Cognome del socio, Qualifica del socio, Data di nascita del socio, Residenza del socio, assicurando la regolarità nel pagamento della quota.
Moltissime Associazioni cascano subito in un errore madornale: nel Libro indicano come data di iscrizione la data di domanda di iscrizione stessa! E magari cominciano anche a fornire i servizi associativi al socio alla medesima data.
Ciò, per legge, non può avvenire.
Facciamo un esempio molto noto
È noto il caso di molte Associazione Culturali e Ricreative che sono state sanzionate e chiuse dalla Polizia Annonaria, che ha proprio controllato se si stavano consumando bevande all’interno dei locali associativi da parte di soci, la cui iscrizione era stata richiesta e avvallata in quella medesima giornata.
Questo stratagemma è difatti comune in quelle Associazioni che hanno una vera e propria attività di “Locali di intrattenimento” e che vogliono godere del Regime Fiscale Agevolato.
Lo stesso sistema viene usato da Associazioni che hanno attività di centri fitness, palestre, piscine, saune, maneggi eccetera.
Spesso il “nuovo socio” non ha nemmeno la percezione che si sta iscrivendo a una Associazione e pensa di star pagando non una quota associativa ma il costo di un servizio.
Abbiamo anche visto casi in cui insieme alla tessera è “compresa una consumazione”. Sicuramente un comportamento alquanto sbagliato.
Potrebbe interessarti leggere i seguenti articoli:
L’accettazione dell’iscrizione non può essere contestuale alla domanda.
Ma chi, come e quando accetta la richiesta di iscrizione di un nuovo socio?
È il Consiglio Direttivo che deve valutare la domanda di ammissione.
Non si può più delegare a nessuno questa funzione (una volta la si dava al Presidente ma oggi è una procedura contestata) e non può essere riunito il direttivo contestualmente alla domanda (deve essere riunito al più il giorno dopo e non prima).
È chiaro quindi che le date di avvenuta iscrizione da riportare nel Libro Soci saranno probabilmente cumulative (e corrispondenti ai Verbali di riunione del relativo Consiglio Direttivo).
Facciamo notare che, una volta accettata la richiesta di iscrizione, ogni socio manterrà a vita la propria qualifica di socio ordinario a meno che non venga per qualche motivo espulso dall’associazione, oppure receda o per altre circostanze specificate nello Statuto (l’eventuale data di annullamento dell’iscrizione va riportata nel Libro Soci).
Pertanto, ciascun socio non dovrà presentare ogni anno domanda di iscrizione, ma rinnoverà la propria carica sociale versando semplicemente la corrispondente quota.
Nel caso in cui un socio non versi la quota sociale, il suo nominativo dovrà comunque rimanere nel Libro Soci e verrà annotato il mancato pagamento della quota per il relativo anno sociale.
I soci morosi possono certamente essere espulsi dall’Associazione ma c’è una precisa procedura da seguire.
Per chi fosse interessato, nel 2023, abbiamo realizzato un webinar dedicato a questo tema con tutta la modulistica necessaria. Scrivici in chat se sei interessato ad approfondire l’argomento con un nostro operatore.
Oltre alla data di richiesta di iscrizione e alla data di accettazione dell’iscrizione, alcuni potrebbero voler riportare nel Libro Soci il numero di una eventuale tessera di iscrizione (si noti bene: il rilascio di tali tessere non è obbligatorio è solo una abitudine delle associazioni italiane).
Ciò è possibile ma ti ricordiamo che nell’era della tecnologia è abbastanza inutile.
A cosa serve infatti? Una volta serviva per questioni organizzative interne (identificare un socio con un numero è più facile che doverlo fare con tutti i suoi dati)… Ma oggi?
È solo un’eredità del passato che molti portano avanti senza nemmeno sapere il motivo.
Andrebbero poi riportati tutti i dati anagrafici classici: Nome, Cognome, data e luogo di nascita, codice fiscale, indirizzo di residenza e recapiti.
La domanda è volutamente sibillina.
Dipende se il socio è maggiorenne o minorenne: il socio minorenne non ha mai diritto di voto direttamente ma, a seconda della natura dell’Associazione, può averlo il suo tutore legale (che ha quindi diritto di ricevere la convocazione alle Assemblee).
Nei casi quindi di soci minorenni, è opportuno che vi sia anche l’anagrafica del tutore legale.
Appare anche chiaro che la domanda di iscrizione può essere avvallata se, e solo se, si sono pagate anche le quote di iscrizione.
Deve apparire quindi anche il campo che indica quanto è stato versato dal socio. L’ultimo campo è quello che non si vorrebbe usare mai: quello della cessazione della carica di socio che può avvenire o a seguito di provvedimenti causati dal non rispetto dello Statuto o per recesso volontario.
Ma esiste un sistema che crei facilmente e in modo semi – automatico il libro soci?
Ci sono diverse piattaforme oggi che svolgono questo servizio.
Anche all’interno del nostro pacchetto di servizi Blindo la nostra piattaforma di gestione proprietaria prevede un sistema di iscrizioni online che autocompila progressivamente il Libro Soci dell’associazione.
In ogni caso puoi scaricare qui un foglio elettronico tipo di Libro Soci per la tua Associazione.
Se ti è interessato questo articolo, probabilmente dovresti leggere anche Libro dei verbali di Assemblea di un’associazione: come farlo e come conservarlo.
Buon lavoro!
Damiano Dalerba & Stefano Cabot
Direttori area noprofit di TeamArtist
Aggiornato al 06/12
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1) fermo restando che occorre mettere tutte e due le colonne (data domanda iscrizione - data verbale) non sarebbe meglio disporre e numerare l'elenco in ordine cronologico rispetto alla seconda colonna, cioè quando i soci diventano effettivamente tali?
2) facendo così, andiamo incontro a qualche problema?
3) eventualmente quali?
Aggiungo per chiarezza che tutte le quote sono comunque state pagate sempre in date successive alle riunioni del CD e la relativa ammissione. Per noi è stato quindi più comodo elencare i nominativi cronologicamente secondo l'effettiva data di ammissione (cioè quando sono effettivamente diventati soci e hanno potuto pagare la quota), piuttosto che alla data della richiesta, perchè a volte sono passate anche diverse settimane prima della delibera del CD.
1. Come preferisce
2. No
3. --
volevo chiedere se un'associazione col solo cod. fiscale può vendere dei palloncini gonfiati ad elio o gadget vari nelle feste di piazza del paese ecc.
grazie
No, fatti salvi i casi previsti in questo post.
Salve, dato che la colla che dovremmo usare per incollare la stampa delle pagine excel potrebbe verosimilmente deteriorarsi nel tempo e far staccare il foglio dal libro soci (in tal caso sarebbe difficile dimostrare che non c'è stato dolo), domando se sia possibile usare la spillatrice al posto della colla, e utilizzando sempre un timbro da apporre in parte sul foglio excel e parte sul foglio del libro soci. Grazie.
Senz'altro.
volevo chiedere se un'associazione col solo cod. fiscale, può vendere dei palloncini gonfiati ad elio ecc.
grazie
A chi?
Il numero di tessera che viene attribuito al socio rimane lo stesso anche negli anni successivi oppure viene aggiornato progressivamente con l'adesione di nuovi soci?
Come preferite voi. La tessera non è un obbligo normativo.
Mi trovo in difficoltà a interpretare queste due vostre risposte apparentemente in contrasto tra loro.
A mio parere non potrei prendere soldi (o almeno senza pagarci tasse) da chi non è ancora socio, e solo dopo la delibera posso ricevere quote. Ma dalla prima risposta mi sembra di capire il contrario. Sono confuso.
http://www.teamartist.com/blog/2012/04/17/il-libro-soci-a-cosa-serve-e-perche-per-associazioni/
luca: 18/12/2012 ore 14,28
... come faccio ad iscrivere nuove persone alla mia associazione da poco fondata?
Teamartist: 18/12/2012 ore 14,28
Dovrete predisporre un modulo cartaceo di richiesta di iscrizione (oppure farli iscrivere online usando la nostra piattaforma TeamArtist) che dovrà essere riconsegnato compilato CONTESTUALMENTE AL VERSAMENTO DELLA QUOTA SOCIALE. Dopodichè il direttivo della associazione deve riunirsi e avvallare la richiesta con apposito verbale da inserire a libro verbali. Con l'inserimento del socio nel Libro Soci, il socio diventa tale a tutti gli effetti.
http://www.teamartist.com/blog/2013/03/13/procedura-corretta-nuovo-socio-associazione-asd/
elena
02/12/2013 alle 09:51
Buongiorno sig. Dalerba. Volevo chiedere in questa corretta procedura dove si posiziona il pagamento della quota associativa. Ovvero il nuovo aspirante socio PAGA LA QUOTA NEL MOMENTO IN CUI PRESENTA LA DOMANDA O DOPO QUANDO VIENE ACCETTATO. Perchè noi come prassi facciamo portare tutti i documenti insieme (moduli, certificato e quota) . e' corretto?
TeamArtist: 02/12/2013 alle 11:10
No, perchè prendere soldi da un non socio senza pagarci le tasse è illecito. LA QUOTA LA DOVRESTE RISCUOTERE DOPO L'AMMISSIONE (cosa che fa solo l'1% delle Associazioni che conosco...).
C'è un aspetto formale ed uno sostanziale: la quota sociale dovrebbe essere ritirata solo dopo l'ammissione del socio. Ma nel 99% dei casi (nella sostanza) viene invece ritirata al momento della domanda.
Se può quindi, ritiri la quota dopo l'accettazione del nuovo socio.
Grazie mille per la risposta!
A presto
Rita
Salve ho visto con interesse il libro soci,mi chiedevo oltre il costo annuo dovuto per diventare socio o rinnovo altri contributi magari volontari bisogna riportarli in libro soci con una voce a parte es. Contributi volontari o non vi è alcun obbligo Grazie Antonio
Non c'è una norma al riguardo. Potete dunque fare come preferite.
Si ma non capisco: il libro soci può essere un documento Excel mentre per i verbali non basta un faldone con tutte le stampe dei verbali ma occorre un libro apposito in cui incollare le stampate? Chiedo perché nell'ufficio in cui ho lavorato i verbali delle Conferenze erano conservati in faldoni e pensavo anche per una ASD ciò fosse sufficiente....
Il libro Soci lo può fare e tenere in Excel per comodità. Ma quello che ha valore legale è quello stampato e incollato che avete in sede! Idem per i verbali.
Complimenti innanzitutto per il blog, la competenza e la precisione delle risposte.
Il libro soci valido ai fini legali è quello stampato e incollato.
1. Ma mi spiegate come è possibile con questa procedura e senza correzioni o abrasioni aggiornare i dati anagrafici dei soci (es. indirizzo) e le quote associative versate nel corso degli anni?
2. Mi riferisco ad associazioni che abbiano anche 20 anni di vita. Come ci si espande orizzontalmente nel vostro prospetto di libro soci?
1. Le correzioni sono più che legittime... perchè non dovrebbero esserci?
2. Aggiungendo un foglio? Oppure "cassate" le pagine vecchie, preparate un aggiornamento, lo stampate e lo incollate di seguito.
Grazie per le informazioni, quindi per concludere ed essere in regola:
1. cosa dobbiamo acquistare? In negozi stile Buffetti vendono entrambi i libri?
2. se nel libro verbale ci va la stampata del verbale e questo è ok, nel libro soci incollo la stampata da Excel del libro e soci? Immagino che la stampa vada aggiornata quando ci sono nuovi soci approvati giusto?
1. Due quadernoni in cartoleria.
2. Si, è corretto-
Ultima cosa e poi non vi molesto più: due quadernoni A4 qualsiasi o ce ne sono di specifici (per libro soci e libro verbali)?
Grazie ancora!
Qualsiasi.
Come libro verbali noi utilizziamo un faldone con convocazioni e relativi verbali, può andare?
Ha letto il nostro post sul Libro Verbali?
fORSE L'AVEVO GIà CHIESTO MA NON RITROVO IL POST RELATIVO:
1. Prima di procedere ad inserire a Libro Soci il nominativo di un nostro atleta, è possibile condizionarlo ad un periodo di prova (ad es. 1-3 anni), quindi adottare un criterio "di continuità" per verificare se egli è meritevole di essere ammesso a socio ? Spero di essere stato chiaro.Grazie.
Da 1 a 3 anni? Assolutamente no.
ma può essere ammesso adottare un criterio temporale in questo senso ? Grazie.
Da 1 a 3 mesi magari... ma senza prendere soldi da questa persona. E posto che ci siano i requisiti di salute e assicurativi.
buongiorno. abbiamo appena costituito una asd sportiva . mi sto aggiornando, essendo presidente, di tutta la modulistica necessaria ai corretti adempimenti societari e fiscali.
mi risulta che, i 3 "libri" tassativi sono il libro Soci, delle Assemblee e del Consiglio Direttivo.
Operiamo nel settore dello Sport da Combattimento, e la nostra prossima "mossa" sarà quella di associarci alla federazione Italiana relativa al nostro sport; ciò che verrà fatto credo a giorni.
la mia domanda specifica è se potete spigarmi con semplici parole in modo in cui si compilano questi libri....
ho letto chiaramente le vostre indicazioni, e ve ne sono grato, ma avrei necessità, onde non incorrere nell'errore, di un fac simile " visivo " per ognuno.... vi è possibile ???
grazie 1000 e complimenti per la vostra competenza.
Non è così semplice. Come minimo aggiungerei un libro in cui annotare tutte le entrate e le uscite. Poi... avete la partita iva o solo cf?
Esempi visivi: quello del Libro soci lo trova nel post (c'è un excel da scaricare), il libro verbali cambia da associazione ad associazione.
Gentilissimi, vi chiedo come comportarmi dopo che, nella mia associazione, è venuto fuori un errore che vogliamo correggere al più presto: nel 2012 abbiamo registrato il nostro atto costitutivo e lo statuto presso l'agenzia delle entrate e presso il comune (essendo noi vincolati con l'amministrazione comunale). Per un vizio di forma 23 soci fondatori sono stati registrati al comune, qualcuno in meno all'agenzia dell'entrate: come facciamo a correggere l'atto presente all'agenzia delle entrate inserendo i nominativi che sono stati esclusi per un mero errore materiale??
Può registrarne uno nuovo corretto insieme ad un verbale di assemblea soci straordinaria che "riconosce" questo errore. Azzardato ma potete tentare... ma il punto è: cosa vi cambia?
1. Domanda: in caso di minore che si iscrive ad un corso di ginnastica, le ricevute di pagamento e la tessera associativa a chi vanno intestate? Al minore o al genitore?
2. E di conseguenza quando a fine mese mando l'elenco degli iscritti al centro di promozione sportiva a cui siamo affiliati sul modulo dovrò indicare entrmabi i nomi come sul libro soci (cioè minore e tutore legale)?
1. A chi vi dà materialmente i soldi.
2. All'EPS darà il nome dell'atleta. A libro soci metterà il nome del socio.
Salve,
m ho la seguente domanda, sto facendo un nuovo libro soci con il pacchetto software team artist acquistato e contestualmente anche quello cartaceo.
Volevo chiedere una delucidazione tra la data del consiglio direttivo dove si delibera accettazione domanda di ammissione a socio, e quella di effettiva ammissione che come dite voi che corrisponde al pagamento della quota associativa.
Per esempio io ho un verbale di delibera con tutte le domande con una data 27 ottobre, ma i sopci hanno pagato alle date più differenti fin d'ora,
1)quale data fa fede per inserirla nel libro soci?
2) sul vostro software cliccando su un utente iscritto-adempimenti-parte bassa su "iscrizione/data di accettazione", quelle deve corrispondere alla data di accettazione che c'è sul verbale del consiglio direttivo per accettazione della domanda ammissione, o è la data del pagamento della quota associativa?
Grazie
1. La data della delibera va benissimo.
2. Meglio la data del verbale.
Un altro quesito per aiutarmi verso la sistemazione delle tante inesattezze ed errori (a causa di scarsa informazione) del passato. Fino al 2009 il nostro libro soci veniva tenuto nel seguente modo
N. tesseramento. Nome e Cognome. Data e luogo di nascita. Anno di iscrizione. Dopo tale data abbiamo continuato con i dati più completi. Che facciamo con i vecchi dati? Li lasciamo così mostrando la buona fede o devo integrarli con i dati mancanti aggiungendo però spazi e/o fogli e segnando le aggiunte in rosso?
E' meglio che rifaccia da capo un nuovo libro soci con tutti i dati aggiornati.
Quando compiliamo il libro soci, (nel nostro caso, incolliamo stampati excel di volta in volta che si delibera l'accettazione) si devono allegare al quadernone anche i verbali di direttivo che ne certificano l'accettazione.oppure questi ultimi possono essere tenuti in un altro registro?
grazie
Quelli vanno sul libro verbali.
ps. Sul sito avete un modello regolare di Verbali di Ammissione a socio che possiamo scaricare?grazie!
No, i verbali vanno fatti dopo aver studiato a fondo le regole del proprio statuto. Diffidate da un verbale generico trovato online!
La ringrazio di cuore per la risposta!mi sento sollevata e mi fa piacere non dover ridurre le persone (anche sui verbali!) a dei semplici numeri, dato che necessariamente portano in associazione tutta la propria capacità, partecipazione e ricchezza umana!
sarebbe così gentile da indicare quali elementi dello statuto convengono a creare un Verbale del Direttivo come si deve?noi abbiamo sempre usato un modello piuttosto semplice sottoscritto dal Presidente e dal Segretario nominato nella riunione. dopo la sua indicazione abbiamo riletto lo statuto ma, di fatto, non abbiamo trovato elementi che ci sembrano definire un modello preciso.
grazie ancora per l'aiuto!!
Modalità di convocazione del direttivo? E' stata rispettata?
Chi ha titolo per essere presente nella riunione?
Sono tutti presenti?
Avete preparato un odg?
Come è proceduta la discussione?
Vi sono state votazioni?
Chi deve verbalizzare?
Chi deve firmare il verbale?
Questi gli aspetti principali che mi vengono in mente di primo acchito.
salve,
il testo del verbale a cui ci siamo attenuti finora è il seguente:
Verbale del Consiglio Direttivo
Il giorno X alle ore X presso la sede legale a X(nome della città) in via X, a seguito di regolare convocazione del giorno X, si è riunito il Consiglio Direttivo dell'Associazione X per discutere e deliberare sul seguente
ORDINE DEL GIORNO
1. Ammissione soci
2. Eventuali e varie
Assume la presidenza il sig.X, il quale constatata la presenza degli altri consiglieri sig.ri X Y e Z dichiara la riunione validamente costituita e chiama a fungere da segretario la sig.ra X.
Trattando il punto 1 posto all’ordine del giorno, il Presidente rende noto che sono pervenute 2 domande di ammissione.
Il Consiglio, dopo breve discussione, esaminati attentamente i requisiti dei richiedenti, all’unanimità
DELIBERA
di ammettere a soci dell’associazione i sig.ri
X e Y
e dispone il loro inserimento nel Libro Soci di DADA Associazione ai numeri rispettivamente 12 e 13.
Null’altro essendovi a deliberare e nessuno più chiedendo la parola, verificato che non ci siano ulteriori temi da trattare, la seduta viene tolta alle ore X previa redazione, lettura, approvazione e sottoscrizione del presente verbale.
IL PRESIDENTE firma
IL SEGRETARIO firma
in alcune riunioni non era presente l'intero Direttivo ma c'era comunque la maggioranza. quindi abbiamo proceduto comunque. in alcune riunioni l'ordine del giorno comprendeva i dati del bilancio che sarebbe stato presentato all'assemblea soci oppure altre proposte per l'assemblea soci (cambio della casella postale, comodato, proposta di affiliazione, ecc.).
abbiamo proceduto bene?
grazie ancora!
A naso direi di si.
salve,
nei Verbali del Direttivo con oggetto ammissione soci si possono indicare i nomi dei richiedenti?ho sentito dire che per la privacy non è legale e che va indicato solo il numero corrispondente al posto che il socio acquisisce nel libro. che il Verbale dovrebbe riportare "sono pervenute numero X domande di ammissione..... il Consiglio Direttivo esaminate le domande, ecc.ecc. delibera di ammettere i nuovi soci inserendoli ai numeri corrispondenti a X Y Z". in questo modo si evita di specificare i nomi e violare la privacy. però di fatto nella domanda soci è indicato il trattamento dei dati personali indicando il Dec. 196 del 30/06/03. è pur vero che nei primi anni non sapevamo dei "dati sensibili" e quindi quest'ultima dicitura non era inserita nella domanda, però a questo punto mi chiedo se il nostro libro soci sia stato finora compilato su base di verbali errati... Sigh!!
E' una stupidaggine, non si preoccupi. DEVE essere indicato il nome del richiedente!
Siamo una ASD e in questi giorni stiamo rivedendo alcuni punti dello Statuto. Il nostro anno sociale si chiude il 30 Giugno e per quanto riguarda i Soci, nel nostro Statuto è riportato che se non presentano le dimissioni entro il 30 maggio sono considerati soci per il prossimo anno con "obbligo" di versare la quota sociale.
Quindi, abbiamo anche la dicitura che la qualità di socio si perde anche in caso di morosità protrattasi per almeno X mesi ...
La domanda: E' corretto lasciare queste "regole" oppure un socio non può mai perdere il suo status se non per dimissioni o radiazione per fatti gravi ?
Grazie in anticipo per il vostro aiuto
Esattamente come dice lei: un socio non può mai perdere il suo status se non per dimissioni o radiazione per fatti gravi.
Legga questo nostro post.
l'ho posta perchè ho letto tra le risposte che avete dato ad altri che affermavate che non ce n'e' bisogno in caso di rinnovo quota sociale
potreste essere piu chiari nel o a tutti o a nessuno?
La legge vi lascia discrezionalità. Dovete decidere voi. Ma o la fate per tutti o per nessuno (non potete cioè farle ad alcuni e non a tutti). Noi consigliamo di farle.
1- mi viene da domandare a questo punto se nella compilazione del libro soci con foglio elettronico sia necessario inserire la colonna con il numero progressivo corrispondente al socio, oppure basta inserire i soci seguendo l'ordine di richiesta (da modulo da loro firmato) o data di accettazione (in seguito alla riunione del consiglio)
quale è la procedura piu esatta?
2- è corretto non fare una ricevuta (non fiscale)nel caso in cui vi sia il pagamento di un vecchio socio per rinnovo tesseramento ?
la ricevuta va generata soltanto per i nuovi iscritti, quindi solo la prima volta?!(anche nel caso la quota associativa comprenda una parte di quota sociale e una parte per pagare la tessera eps?)
3- il rinnovo della quota sociale deve essere fatto obbligatoriamente a Gennaio,in coincidenza del decorso dell esercizio sociale (da nostro statuto Gennaio-Dicembre), oppure può essere richiesta anche a Settembre, quando di fatto iniziano le attività sportive e vi è il maggior afflusso di nuove richieste di associazione?
grazie
siete esemplari!
1. Per data di accettazione
2. Dipende. O scegliete di farle per tutti o per nessuno!
3. Quando vi pare durante l'anno (tranne per chi vuole partecipare alle assemblee che deve sempre essere in regola coi pagamenti).
salve, volevo chiedere ancora se il responsabile o qualunque membro di un'associazione , può essere anche iscritto in altre associazioni con scopi diversi dalla sua!!!!!!!!!!!!!!! grazie.
Certo che si. Da dove nasce questo dubbio?
Grazie, come sempre puntuali e di grande aiuto, leggendo in seguito parte dei post inseriti nella discussione avevo intuito l'errore in cui stiamo incorrendo.
- Ho un altro quesito, i nostri soci pagano la quota sociale a Settembre con l'inizio delle attività,quando d'altronde rinnoviamo anche il tesseramento degli atleti con l'eps, tra i post ho letto che si dovrebbe far pagare invece all'inizio dell' anno sociale, come indicato dal nostro statuto a Gennaio.
1. siamo in errore?
2. la decisione di pagare le quote sociali a Settembre puo essere presa previa riunione del direttivo e approvazione di una variazione di questo tipo?
1. Non necessariamente. E' chiaro però che da gennaio a settembre non possono partecipare con diritto di voto alle assemblee soci...
2. Non sarebbe una scelta intelligente.
Buona sera, una domanda che risulta essere forse banale a causa della mia inesperienza.
il libro soci deve essere un documento unico che va incrementato di anno in anno inserendo i dati dei nuovi soci, oppure per ogni anno sociale va redatto un libro soci.
la nostra difficoltà sta nel fatto che quando col nuovo anno sociale, Settembre rinnoviamo le tessere, la numerazione dei soci cambia quindi capita che dobbiamo riscrivere l'intero libro soci per aggiornare la numerazione progressiva degli associati! sembra un lavoro inutile...
E' un lavoro inutile. La numerazione serve solo a voi... Il libro soci non va rinnovato di anno in anno ma prosegue anno dopo anno.
Carissimi,
nel libro soci, i soci fondatori cosa devono scrivere nella data di richiesta iscrizione e e nella data accettazione? Si mette la data registrata nell'assemblea che si è riunita ed è nell'atto costitutivo?
Grazie.
Paolo
E' la data dell'atto costitutivo.
vorrei chiedere se c'è un numero minimo di soci da rispettare x la costituzione di un'associazione culturale. c'è chi dice tre e chi dice 5.
grazie.
3
Salve,sono Presidente di una a.s.d. costituita nel 1980 regolarmente affiliata alla F.I.S. e iscritta nel registro associazioni del CONI
DOMANDA:
1. il libro soci deve contenere tutti i nominativi dei soci dal 1980 ad oggi, o si può rinnovare il libro s. mantenendo solamente i nominativi dei soci attivi e associati negli ultimi anni?
1. Tutti i nominativi. Cosa intende per "soci attivi"?
per "soci attivi" intendo tutti i soci che nell'attuale anno sociale sono regolarmente iscritti.
1. Quindi in sintesi dovrei tenere un libro soci, con i dati di tutti i soci che si sono iscritti dal 1980 ad oggi, compresi quelli decaduti dopo cessazione della carica di socio.
Ecco, i "soci attivi" come li intende lei non esistono perchè non esiste il concetto di "regolare iscrizione nell'anno sociale". L'unica iscrizione è quella del primo anno.
1. Si, esattamente.
Un chiarimento (forse sono ripetitivo o mi avete già risposto !):
Gli atleti che oramai non giocano più nelle nostre squadre (i famosi 'vecchi atleto') devo lasciarl indicati sul libro soci giusto ? Quindi l'unico modo per averli depennati è quella di doverli contattare e/o convocare come avete indicato n un post precedente ?
Questi atleti sono soci?
Una premessa:
1. Per poter giocare in una nostra squadra, ogni atleta deve essere anche socio?
L'asd di cui sono un fondatore e anche segretario, attiva già da alcuni anni, non ha mai di fatto considerato di potere/dovere equiparare i suoi atleti a soci dell'associazione medesima. Attualmente diversi di loro, per svariati motivi, non giocano più nelle nostre squadre; di essi formalmente abbiamo solamente nome e cognome. Si sottointende che da quando 'sono usciti' non pagano più la quota sociale.
2. Nella redazione del libro soci è comunque necessario, come voi dite, riportarli?
3. L'unica procedura ammissibile per poterli depennare è quella che voi avete suggerito?
4. Se un giocatore smette di giocare per un certo periodo per poi riprendere come ci si deve comportare ? a prescindere dal periodo occorre che faccia ancora la domanda di ammissione ?
1. Dipende. Questi atleti pagano qualcosa alla ASD? Se si, deve essere o socio o tesserato presso la FSN/EPS cui l'ASD è affiliata (non fosse altro anche per motivi assicurativi) perchè altrimenti su quelle entrate avreste dovuto pagare le tasse (iva, ires, irap).
Detto questo, non siete VOI che decidete di equiparare gli atleti ai soci o meno! Sono gli atleti che possono chiedervi di diventare soci e voi dovete decidere se ammetterli o meno!!!! Legga questo nostro post.
2. Se sono soci si, altrimenti no. Legga questo nostro post.
3. Si.
4. Se voi siete affiliati ad una FSN/EPS la cosa migliore che possiate fare è tesserarlo e non farlo diventare socio (posto che se lo chiede, dovreste accettarlo: ma quando se ne va non può più rientrare se lo avete depennato).
1. Allora a livello di modulistica che viene consegnata al ragazzo che intende entrare nella società bisognerebbe prevedere che voglia possa pure essere socio della stessa?
2. un modulo supplementare o basta una eventuale integrazione sulla primaria domanda di iscrizione?
1. Dovete deciderlo voi e lui. Non è mica obbligatorio.
2. "primaria domanda di iscrizione" a che?
Salve sono il presidente di una nuova asd... Volevo chiedere se durante le assemblee del consiglio direttivo, quando si deve esaminare la domanda di iscrizione di un nuovo socio minorenne,
1. bisogna riportare il nome del minore o il nome del tutore legale sul verbale?
2. Inoltre quando viene trascritto sul libro soci deve essere riportata la data dell'ammissione, quindi dell'assemblea?
1. del minore (è lui a chiedere di diventare socio, no?).
2. Esatto
Grazie per la risposta... Ho 2 domande,
1. quando il consiglio direttivo accetta un nuovo socio il tesseramento alla FSN deve essere fatto entro quanti giorni?
2. Inoltre quanti giorni devono intercorrere tra la comunicazione dell'assemblea e l'assemblea stessa?
1. Prima che il nuovo socio cominci a fare attività sportiva.
2. quale comunicazione?
La comunicazione che deve essere esposta in bacheca per comunicare ai soci il giorno e l'orario dell'assemblea.
Dipende da cosa avete scritto. Solitamente non meno di 8 per quelle ordinarie e 15 per quelle straordinarie.
Buongiorno, stiamo per costituire una nuova APS e, a tal proposito, vorrei sapere se è obbligatorio comperare i vari libri (cassa, soci, verbali, ecc) oppure è possibile gestire il tutto con un software o con fogli elettronici?
Grazie e complimenti per le Vs guite sono utilissime e ben fatte
Basta che usi la nostra piattaforma TeamArtist e poi stampi i diversi fogli incollandoli su semplici quadernoni!
Soci o Tesserati ? Molto probabilmente avete già risposto a questo quesito ma vorrei un ulteriore aiuto se possibile.
Siamo una società di settore giovanile calcio affiliata alla FIGC e abbiamo molti ragazzi iscritti alla stagione sportiva in corso. Per questo motivo abbiamo richiesto una quota d'iscrizione dove parte serve per tesserare il ragazzo al FIGC (classico tesseramento compreso di assicurazione, ecc.) mentre il restante rimane in società per coprire le spese (impianti, utenze, materiale, ecc.), Ora, il pagamento di questa quota NON dovrebbe essere considerato come "quota associativa" e quindi dare modo al ragazzo di diventare socio, nel caso che volesse diventare socio dovrebbe farne specifica richiesta (come da statuto), pagare la quota associativa, ecc. ecc. ... è corretto ? Grazie ancora per la vostra preziosa collaborazione.
Corretto direi. Legga questo nostro post al riguardo.
Siete troppo forti, mi domando come abbiamo fatto prima senza il vostro applicativo e il vostro "prezioso" aiuto. Grazie ancora
Buongiorno, da poco sono diventato presidente di una Società che opera nei Settori Giovanili calcio e cercando di mettere ordine negli aspetti amministrativi, grazie e soprattutto al vostro applicativo, mi sono accorto che non esiste un vero e proprio libro soci.
Un paio di anni fa abbiamo cambiato denominazione, mantenendo comunque matricola FIGC e sede invariata. In poche parole abbiamo solo cambiato nome alla società seguendo tutti i passi richiesti dalla Federazione.
In quella data abbiamo redatto un nuovo atto costitutivo e statuto dove abbiamo aggiornato la denominazione e allineato il tutto con i fac-simili proposti dalla FIGC.
A questo punto, per (ri)partire col piede giusto, cosa consigliate di fare per mettere in piedi il libro soci come deve essere?
Saluti
Beh, cominciate coll'inserire i soci fondatori ed i membri del direttivo. Dopo di ciò, avete le domande firmate di richiesta di iscrizione di qualcuno? Avete mai accettato tali domande in direttivo?
OK, inizieremo con Soci fondatori e consiglio attuale ma cosa succedere se nel consiglio attuale abbiamo "soci" ma "accettati" formalmente? ... suppongo (spero) che in questa situazione si può tollerare.
Per quanto riguarda richieste d'iscrizione e accettazione domande, non abbiamo nulla di formale (per ora). Le mie domande sono appunto per (ri)partire col piede giusto.
Grazie ancora per il vostro prezioso aiuto
Dipende da cosa dice il vostro Statuto... Se non prevede l'obbligo esplicito di domanda scritta, si può tollerare.
Buonasera Gentilissimo Damiano volevo porle una domanda che mi son mezzo arruginito:
1)Quando alcuni soci della ASD mi versano la quota associativa, oltre a lasciargli la ricevta di avvenuto pagamento e fatto compilare l'apposito modulo, devo indirre una riunione del Consiglio Direttivo dove si decide se rinnovare la quota associativa
Mioppure essendo già soci non è necessario???
2)sul libro soci vanno quindi solamente trascritti i nuovi soci e non quelli che hanno rinnovato la quota associativa, giusto??
Cordiali saluti e mille grazie,
Daniele.
1. Essendo già soci non c'è nemmeno bisogno che compilino un modulo!!! Vi pagano la quota sociale e, solo se volete, gli emettete una ricevuta (la legge vi esonera dal farlo). Stop
2. Giusto. Quelli che rinnovano scriverete solo a fianco che hanno rinnovato per quell'anno.
Perfetto Damiano, una delucidazione, quindi
1. il consiglio direttivo si deve riunire solamente per accettare nuovi soci e non per il rinnovo delle quore, giusto?
2. a questi nuovi soci dobbiamo fargli obbligatoriatamente la ricevuta di avvenuto pagamento oppure è facoltativa come per il rinnovo quota associativa?
1. Si.
2. Facoltativa. Tranne nel caso delle ricevute per le detrazioni dei redditi dei corsi dei minorenni.
E obbligatorio tesserare i soci alla FSN? Chi non è tesserato ma solo socio può pagare la quota di partecipazione ad un corso? Può svolgere uno sport/disciplina legata alla FSN anche senza essere tesserato?
In linea teorica si ma... come lo assicurate?
Grazie della risposta.
Quindi se convoco una prima riunione del consiglio direttivo, che come da atto costitutivo è solo composto da presidente, vice e tesoriere, posso convocarli per il ruolo di segretario e consiglieri?
Non capisco la domanda... provi a riformularla.
Ha ragione mi scusi,
la riformulo più dettagliatamente.
Nell'atto costitutivo abbiamo inserito che 6 persone sono i soci fondatori dell'asd e che questi nominano 3 dei 6 soci fondatori come consiglio direttivo (presidente, vice e tesoriere) e che la rappresentanza legale e la firma sociale spetta al presidente del consiglio stesso, volevo chiedere:
1) Come scritto sopra il presidente del consiglio direttivo è anche presidente dell'associazione giusto o questo era implicito perchè è sempore così oppure ci può essere un presidente del consiglio direttivo differente dal presidente dell'associazione?
2)Non avendo nominato un segretario nell'atto costitutivo ne dei consiglieri, si può alla prima convocazione del consiglio direttivo, chiamare dei soci per nominarli tali o non è necessario, dato che per legge e come da statuto il minimo per il consiglio direttivo è 3 soggetti?
1. Coincidono.
2. Questo contraddice quanto detto sopra: "Nell'atto costitutivo abbiamo inserito che 6 persone sono i soci fondatori dell'asd e che questi nominano 3 dei 6 soci fondatori come consiglio direttivo (presidente, vice e tesoriere)". Questi sono i vostri consiglieri. Date l'incarico di Segretario al Vice.
Se dovessi acquistare uno de pacchetti del vostro software c'è la possibilità di avere un supporto come questo ricevuto nel blog?
No, ci sono dei pacchetti di consulenza dedicata per questo: http://www.teamartist.com/consulenza/
Salve,
abbiamo da poco creato una ASD e tramite una scrittura privata abbiamo istituito ed assegnato le cariche di presidente, vice presidente e tesoriere, e nella scrittura privata abbiamo inserito anche altre tre persone come soci fondatori.
Mi chiedevo, anche se sembrerebbe un controsenso, se quest'ultime persone debbano comunque fare domanda di ammissione(con i verbali etc che ne consegue), o se sono automaticamente soci dell'ASD.
Grazie
Non serve nessuna domanda. Sono soci automaticamente.
Chiedo scusa se la domanda è già stata posta: che fine fanno nel libro soci i genitori quando il minore diventa maggiorenne?
Questi genitori sono riportati a libro perchè soci oppure come soli tutori legali collegati al socio figlio?
Solo tutori
Li depennate (riga sopra).
Sempre gentili!
Un quesito:Uno dei soci fondatori,si è trasferito in SudAmerica, non è sicuro che tornerà prima di tre anni.
Come si può fare:
1)per quanto riguarda la quota associativa?
2)le decisioni/le delibere che deve prendere il consiglio direttivo senza la sua firma?
3)può decadere per ovvie ragioni ?
Grazie
1. Esistono i bonifici bancari/ Carta di credito/ Paypal anche in sud America
2. Va sostituito, seguendo le norme dello Statuto.
3. Decadere no. Dimissionato si.
la federazione alla quale ci dobbiamo affiliare nello statuto tipo riporta questa frase:
Tutti coloro i quali intendono far parte dell'associazione dovranno redigere una domanda su apposito modulo. (questa parte è ok )
La validità della qualità di socio efficacemente conseguita all'atto di presentazione della domanda di ammissione.....
su questa parte abbiamo dei dubbi in quanto come riportato da diverse vostre risposte le domande degli aspiranti soci devono essere approvate dal consiglio direttivo)
Mi date un vostro commento
Grazie
La risposta è molto semplice se si sofferma sulle parole. Una "domanda di ammissione" prevede una "risposta". Questa risposta la dà, appunto, il consiglio direttivo.
Alcuni statuti, mal scritti, demandano questa responsabilità al Presidente ma l'AdE ha chiarito definitivamente che è invece compito del Direttivo. Consiglio la lettura di questo nostro post.
Domanda: intende usare uno Statuto "tipo" di una Federazione per la sua Associazione?
Salve, da settembre di quest'anno sono diventato Presidente di una ASD che ha adottato come anno sociale l'anno solare, ma che svolge le attività seguendo l'anno scolastico (settembre-giugno). Fino a prima d'ora non si era mai tenuto un Libro Soci, nè tanto meno si erano predisposte le domande di ammissione a socio (nonostante tutti i Soci fossero tesserati all'EPS, ma questo è un altro discorso credo). Da quest'anno ho chiesto a tutti di presentare le domande di ammissione e ora che devo compilare il Libro Soci da zero mi trovo in difficoltà. Come potrei inizare??
1 - Ho ritrovato l'elenco dei Soci fondatori. Devo metterli nel libro soci? ..non so se hanno mai versato le quote nè se e quando hanno presentato la domanda di ammissione, quindi inserirli comperterebbe lasciare parecchie caselle in bianco.
2 - Comincio un Libro Soci Anno 2013? Ma da Gennaio 2013 ci sono parecchi tesserati che hanno inziato nel Settembre 2012 e dei quali non ho una domanda di ammissione a Socio; di conseguenza non c'è nemmeno un verbale del CD che ratifica le domande.... Come inserisco questi dati.
Ho pensato di iniziare a fare u Libro Soci da Gennaio 2014, ma rimmarei coperto fino a fine dicembre.
3. Come potrei fare per non incorrere in sanzioni??
Grazie anticipatamente!
Simone
1. Sono i primi Soci del Libro. Loro non dovevano compilare alcuna domanda (ne fanno parte di diritto).
2. Si faccia dare l'elenco dei tesserati dopodichè chieda a queste persone se vogliono diventare socie dando loro il modello da compilare e ratificate in direttivo. Il libro soci comincerà dall'anno di fondazione
3. Seguire questo blog 😉
Grazie per i preziosi consigli. Nel quesito però ho omesso un particolare importante e me ne rendo conto solo ora: l'ASD è stata fondata nel novembre 2010!!
Devo mettere nel Libro Soci tutti i tesserati degli anni scorsi???
Studi qui la differenza tra soci e tesserati.
Salve,
1. volevo chiedere se per un'assoc. culturale al posto di aprire un conto corrente e magari affrontare delle spese quasi inutili, si può invece avvalersi di una carta ricaricabile con tanto di IBAN associato tipo ad esempio una "SUPERFLASH" del Banco di ZXXX?
2. Se si, si può aprire in modo nominativo col nome del presidente?
1. Si.
2. No. DEVE essere intestata alla Associazione.
Buongiorno, I certificati di buona salute, rilasciati per frequentare palestre, piscine calcio ecc.. sono validi anche per altri sport, o devono avere la specifica dello sport praticato?
Grazie
Dipende. Dirlo a priori non è possibile.
Buon pomeriggio desideravo porre una domanda: dei quattro soci fondatori che hanno costituito l'ASD nel 2010 ne sono stati annotati nel libro soci solo due. Intanto nel corso degli anni sono stati annotati altri soci per cui non c'è più lo spazio per inserirli. Cosa suggerite? Posso convocare il CD per aggiungerli in coda specificando che si è trattato di un mero errore formale?
Grazie anticipatamente per l'attenzione.
Con grande piacere inviterò gli amici a cliccare su "Mi piace"
La soluzione che propone mi pare assolutamente valida. Faccia così.
Buongiorno, il vostro sito è un faro nella tempesta! Vorrei chiedere una cosa sulla compilazione del libro soci: nella nostra ASD praticano molti ragazzi sotto i 18 anni quindi iscriviamo uno dei genitori nel libro soci.
1. La domanda è la seguente: quando uno di questi ragazzi diventa maggiorenne ed acquisisce quindi il diritto di voto, cosa devo fare?
2. 'Correggere' il libro soci?
3. E' necessaria un'ulteriore assemblea del Direttivo?
4. Oppure aggiungo il ragazzo come nuovo socio?
5. In questo caso, cosa faccio della "riga" in cui è iscritto il genitore?
Credo che non abbia chiaro come si diventa soci di una Associazione. Legga questo nostro post.
Buongiorno,complimenti per la precisione con cui vi rivolgete a noi dubbiosi. E a proposito di ciò anch'io vorrei togliermi qualche dubbio: è possibile fare un'assemblea per ammissione soci cumulativa. Nel senso che non essendovi nessun verbale di ammissione soci, posso adesso redigere un verbale accettando la nomina dei pochi soci che hanno aderito all'associazione (nata da poco più di un anno). Grazie mille
Si, basta che sia nominale e spieghiate perchè non lo avete fatto prima.
Salve!!
Sono il Segretario di una ASD dedicata alla danza e alle arti marziali.
Abbiamo delle collaborazioni con altre associazioni sportive e, la mia domanda è: gli iscritti dell associazione che usano i nostri spazi devono pagare l'iscrizione anche alla nostra ASD o no!???
A che titolo le altre associazioni sportive entrano nei vostri locali?
Non abbiamo mai tenuto il libro soci, non basta l'elenco soci rilevabile dal sito della Federazione?
grazie
E' una domanda molto sensata ed ho testimonianza diretta di alcuni ASD cui gli ispettori fiscali si sono fatti bastare tali elenchi. Ma sono molte di più quelle che hanno ricevuto multe salatissime poichè non l'avevano.
Vede, il Libro Soci è alla base della democrazia di una Associazione. In esso tutti i soci possono verificare chi è in regola col versamento della quota sociale, chi ha diritto di voto attivo e passivo, chi siano gli altri soci etc etc. L'elenco dei tesserati della Federazione potrebbe anche coincidere col libro soci. Ma nel 90% delle volte non è così. Perchè essere soci di una ASD o tesserati di una Federazione sono due cose diverse. Legga il nostro post al riguardo.
Qualche informazione in più: nell'atto costitutivo scritto nella prima assemblea abbiamo specificato le cariche (presidente, vice, segretario, tesoriere e consiglieri), che per atto costitutivo devono essere ratificate o modificate.
nello statuto vi è scritto che: "... all'interno del consiglio direttivo saranno nominati uno o più vicepresidenti, un segretario e un tesoriere". Però tace sulla possibilità di avere un esterno come tesoriere.
la nostra idea era di chiedere a questa persona (all'unanimità) di essere nostro tesoriere, mantenendolo fuori dall'associazione.
La tale persona è in ogni caso disponibile a presentare la propria domanda di socio (è il genitore di un membro del direttivo, composto per altro da tutti maggiorenni).
Non potete. Il tesoriere deve essere del direttivo e il direttivo è composto da soli soci eletti in Assemblea Soci.
Grazie della sua risposta, sempre tutto perfetto!
Ma se nei precedenti 5 anni nessuno hai mai fatto domanda di soci....come posso ricostruire il tutto?? Ho soltanto qualche carta scritta a mano con i soci dell'anno precedente!?
Non so cosa dirle. Parta da quelle carte.