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Scritto da Giovanni Damiano Dalerba
Partiamo dall’abc: cosa si intende per libro dei verbali di Assemblea? Il libro dei verbali di assemblea di un’Associazione è uno dei libri sociali obbligatori che l’Associazione stessa è tenuta a compilare e conservare (insieme al Libro Soci): in esso sono contenuti i verbali (cioè i resoconti) di tutte le assemblee soci e di direttivo convocate ed effettuate dall’Associazione. In esso vanno anche riportati tutti i documenti sottoposti a votazione; tra questi ricordiamo, ad esempio, l’accettazione delle richieste di iscrizione dei nuovi soci, o il rendiconto economico annuale. Ovviamente le Associazioni che dovessero utilizzare TeamArtist, il nostro gestionale online, potrebbero caricare online i verbali e metterli a disposizione dei soli soci, in modo da avere anche un comodo archivio online.
Cosa contiene un verbale e chi lo redige?
Un verbale si apre sempre con l’ordine del giorno discusso durante l’assemblea, il medesimo mandato ai soci in fase di convocazione. Di redigere il verbale se ne occupa il Segretario dell’Assemblea* che, generalmente, corrisponde al Segretario dell’Associazione. Tra i compiti preposti al Segretario dell’Assemblea, oltre che quello iniziale di fare l’appello dei presenti per verificare che il numero dei soci presenti e le eventuali deleghe siano sufficienti a garantire il numero legale**, c’è quello di consentire lo svolgimento dell’assemblea e delle delibere e di annotare il più fedelmente possibile, punto per punto e in modo sintetico, ciò che avviene durante il dibattito.
Per ogni delibera inoltre dovrà annotare la percentuale dei voti espressi e, per finire, in conclusione di Assemblea, dovrà leggere il verbale redatto a tutti i presenti per l’approvazione. Sarà sempre suo compito esporre il verbale presso la sede sociale dell’Associazione per il tempo previsto dallo statuto sociale e
altresì, se previsto, inviarne una copia a tutti i soci.***
Come deve scrivere i verbali il Segretario?
Oltre che in modo dettagliato e fedele cercando però di puntare sulla sinteticità, il Segretario potrà scegliere se redigere a mano o al computer il verbale dell’assemblea. Non esiste infatti una norma che imponga un metodo piuttosto che un altro: nel momento in cui un verbale verrà redatto al computer, basterà incollare le stampate del verbale stesso sulle pagine del LIBRO / REGISTRO DEI VERBALI DI ASSEMBLEA DELLA ASSOCIAZIONE. Per maggiori garanzie ed evitare accuse di falsificazione a posteriori (ricordiamo che non ricorre l’obbligo di vidimare i libri sociali) si può apporre un timbro a cavallo tra la pagina del libro ed il foglio incollato.
Perché è importante conservare il LIBRO / REGISTRO e averne cura?
Conservare il libro /registro dei verbali di assemblea è importantissimo in caso di controlli da parte di enti esterni in quanto certifica la regolarità e la legalità dello svolgimento delle attività di un’Associazione e permette di mantenere i vantaggi fiscali previsti dal legislatore. Per avere una garanzia di sicurezza in più si può ricorrere ad un’ulteriore procedura: depositare il verbale presso l’Ufficio Protocollo Generale del Comune di appartenenza dell’Associazione. In questo caso, dopo l’Assemblea, il Segretario (o chi per esso) si preoccuperà di preparare una istanza.
Come formulare l’istanza?
Inserendo le intestazioni tradizionali e le seguenti diciture: “Con la presente si deposita il Verbale dell’Assemblea dei Soci, dell’Associazione denominata “X” con sede in “X” all’indirizzo ”X”. La presente viene inoltrata e depositata per la dovuta trasparenza dell’operato della citata Associazione. L’Associazione rimane a Vs. completa disposizione e coglie l’occasione per porgere ossequiosi saluti. Firma (nome e cognome del Presidente dell’Associazione)”.
L’istanza dovrà essere prodotta in doppia copia e a ciascuna allegata un copia del verbale. Di questo plico, uno dovrà essere depositato, l’altro, con l’apposizione del timbro dell’Ufficio Protocollo in ogni parte (sia sull’istanza che sul verbale), dovrà essere conservato dall’Associazione.
Si specifica che questa procedura non è affatto obbligatoria, ma depositare i verbali all’Ufficio Protocollo farà in modo che nessuno possa contestarne la veridicità ed, inoltre, l’Associazione potrà conservare semplicemente un raccoglitore con tutti i verbali depositati, piuttosto che il Registro.
POTETE SCARICARE QUI INVECE UNO SCHEMA DI VERBALE
*Il Segretario dell’Assemblea può essere scelto tra uno qualunque dei soci presenti. Si suggerisce, per evitare accuse di conflitti di interesse, di non nominare mai per tale ruolo nè il Presidente della Associazione, nè il Tesoriere.
**L’Assemblea sarà costituita legalmente con la presenza di almeno il 50% più uno dei soci. Nel caso in cui il numero legale non venisse raggiunto, l’Assemblea si intende validamente costituita in seconda convocazione, qualunque sia il numero dei soci presenti. La seconda convocazione può essere convocata insieme alla prima, anche a mezz’ora di distanza.
***Ai soci è data facoltà di chiedere eventuali modifiche al verbale nel caso riscontrino che i fatti riportati siano diversi da quanto realmente avvenuto. Se ciò non dovesse corrispondere a quanto rilevato dal Segretario, ciò dovrà essere debitamente annotato.
SE TI E’ INTERESSATO QUESTO ARTICOLO LEGGI ANCHE QUELLO SUL LIBRO SOCI.
Damiano Dalerba & Stefano Cabot
Direttori area noprofit di TeamArtist
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Salve,
vorrei capire chi presiede l'assemblea dei soci dell'associazione per l'approvazione del bilancio etc. "Di redigere il verbale se ne occupa il Segretario dell’Assemblea che, generalmente, corrisponde al Segretario dell’Associazione", questo lo sapevo, ma il presidente può fare il presidente o se ne deve scegliere uno tra i presenti solo per l'assemblea?
Grazie mille anticipatamente per la risposta.
Cordiali saluti.
Se lo Statuto non dice nulla in proposito, chi presiede va eletto ad inizio della Assemblea. Può essere anche il Presidente della Associazione.
Buongiorno e complimenti per tutte le informazioni dettagliate che fornite,sono qui a chiedere il vostro aiuto per cercare di risolvere una grave situazione, che cerco di sintetizzare qui di seguito, che sta vivendo la nostra asd. Sono vicepresidente di un'asd regolarmente registrata al CONI e al nostro ente di affiliazione sportiva nazionale (UISP), che conta quasi 2000 soci, fondata poco più di un anno fa. Il nostro presidente, ormai da più di due mesi, si è impossessato di tutta l'attrezzatura (di proprietà dell'associazione) necessaria a far continuare la vita associativa, impedendo ai nostri soci di poter accedere alla struttura, ed a nuovi ragazzi di associarsi; ha anche cambiato il codice pin del conto bancario della società prosciugandone tutto il denaro. Il consiglio direttivo è composto da 6 persone, 3 delle quali (segretario/tesoriere compreso) sono implicate nella faccenda, di conseguenza non si ha la maggioranza assoluta per poter decidere sull'accaduto. Mi trovo a chiedere a voi qualche consiglio, visto che nè il CONI, nè il nostro ente di affiliazione, non ha saputo darci risposte concrete sull'accaduto. L'unica strada che ci è rimasta, pensiamo sia (così come da nostro statuto) un' assemblea richiesta dal 10% dei soci in regola con il pagamento della quota annuale, per prendere le decisioni necessarie, dato che queste gravissime azioni sono tutte documentate.
1. Da statuto i soci hanno 4 mesi per poter rinnovare la quota associativa, è sufficiente effettuare un bollettino postale intestato alla società mettendo come causale "rinnovo quota associativa"?
2. Non abbiamo mai fatto un verbale d'assemblea per accettare una domanda d'ammissione, pensavamo fosse già effettiva dopo 48 ore dalla data della consegna, nella nostra sede, della richiesta stessa; abbiamo però una raccolta di tutte le domande di ammissione numerate con le relative ricevute di pagamento della quota allegate, è comunque valido o qualcuno potrebbe mettere in discussione la validità dei soci? ovvero contestarci di non avere nessun socio?
3. In assemblea ho visto, come anche da statuto, che è possibile farsi delegare; nè il codice civile però, nè il regolamento CONI, e nèe il regolamento del nostro ente, da un numero massimo di deleghe per socio. Specifico che TUTTI i nostri associati sono venuti a giocare, partecipando attivamente alla vita associativa.
Essendo i nostri 2000 soci, da varie parti d'Italia, di età fra i 18 e i 60 anni, sarebbe davvero impossibile raggiunge il quorum necessario a dare potere decisionale all'assemblea: secondo voi a fronte di una situazione così grave da risolvere il prima possibile, sarebbero valide 5-10 deleghe a socio?
Essendo tutte le vostre accuse documentate, come asserite, io telefonerei al Presidente dicendogli che o si dimette entro 24 ore restituendo il maltolto e le attrezzature oppure procedete con una denuncia alla magistratura per appropriazione indebita (furto). Ma veniamo alle domande puntuali:
1. Si.
2. Il verbale dovrebbe essere di direttivo. Detto questo, solo il Fisco potrebbe sollevare dei problemi visto che per voi si tratta di una prassi (seppur sbagliata) ormai consolidata (un conto sono le ispezioni fiscali, un altro i rapporti interni tra i soci).
3. Difficile e pericoloso ma non da escludere. Certamente sarebbe poi facilmente contestabile in caso di giudizio...
buon giorno, avrei necessità di sapere per una asd come modificare le modalità di comunicazione della convocazione dell'assemblea dei soci...grazie
Comunicazione via mail e pubblicazione sul sito web dell'Associazione (siamo nel 2014...)-
Ciao, avrei un domanda: mi sono accorta che nel libro verbali in due verbali ci sono due piccoli errori di distrazione, ma ovviamente sono già stati inseriti nel libro e ad essi ne seguono degli altri. In uno nell'intestazione la data è errata e nel verbale vero e proprio è giusta e nell'altro verbale vi è un errore analogo Come può essere corretto?
Ringrazio per la gentile risposta.
Cordiali saluti
Tiri sopra una riga e faccia controfirmare vicino a segretario e presidente. Al limite fate anche un verbale del prossimo direttivo per annotare le correzioni.
Buonasera, vorremo sapere se una delibera di un consiglio di amministrazione di una società non presente nel registro verbali, presumibilmente per mancanza di pagine, da un punto di vista legale possa essere considerata valida. Premettiamo che è datata, firmata ed indica la maggioranza presente.
Ringraziamo anticipatamente
Arianna e Ludovica
Per me si. Per un giudice magari no.
Buonasera e complimenti per il blog. sono dirigente e addetto alla stesura dei verbali di un ASD. Dal direttivo eletto nel 2011 (secondo statuto dura in carica 3 anni) si sono dimessi nel 2013 due consiglieri per motivi di lavoro, li abbiamo sostituiti con il parere favorevole dell'assemblea dei soci con altri due soci che hanno avanzato la loro "candidatura". Mi chiedevo se la durata del direttivo scade comunque nel 2014 o riparte dal 2013 poiché la procedura non è corretta e quindi va considerata come una rielezione di tutto il consiglio? Grazie
Nel dubbio fate scadere il direttivo nel 2014 (ma leggete cosa avete scritto a verbale e nelle convocazioni: surroga o rielezione?).
Buonasera
anche i soci dirigenti dell' ASD( pres, vice pres, consiglieri) sono tenuti al pagamento della quota annuale di associazione?
Certamente! Non sono mica più belli degli altri!
Buongiorno,
grazie mille per le utilissime informazioni e la documentazione che mettete a disposizione.
Siamo in procinto di creare un'asd ed avrei una domanda riguardo le cariche del Consiglio Direttivo. Ho letto e mi è chiaro che l'unica obbligatoria è quella del Presidente però vorrei un consiglio.
vorremo definire nello Statuto solo la carica del Presidente e del Vice Presidente rimettendo all'intero C.D. i compiti solitamente spettanti a Segretario e Tesoriere. lo sconsigliate per qualche motivo?
ps: ciò non toglie che verrà definito un Segretario ad ogni riunione del CD che si occuperà di quel singolo verbale.
grazie ancora
Il Presidente è il totale e assoluto responsabile legale di TUTTO quello che succede. A nostro parere deve essere lui a decidere SE delegare dei ruoli e a CHI.
Salve,
vorrei sapere se il libro verbali puo essere costituito dalla sola raccolta dei verbali stessi, oppure se gli stessi devono essere inseriti in un "quaderno" specifico.
Grazie
L.G.
Nel post di questa pagina è spiegato. E' meglio che siano incollati su un quadernone per ridurre il rischio falsificazione. Ma non c'è una norma che dia obblighi su come va fatto.
buona sera, sono socia fondatrice di una asd, nata qualche mese fa.
A. al momento non abbiamo ancora soci ordinari. abbiamo stabilito per ora una quota associativa annua di €. 300 per quest'anno e di 500 per l'anno prox...
1) possiamo ridurre la quota per consentire l'accesso ai soci ordinari a condizioni più agevolate?
2) possiamo nel verbale del cd prossimo, visto che non ci sono ancora soci ordinari, stabilire che gli eventuali rimborsi di spese saranno riconosciuti ai soci ordinari solo dietro espresso e scritto incar ico conferito loro dal cd?
3) i verbali di assemblea hanno natura vincolante per tutti i soci, anche di futuro ingresso?
grazie per l'attenzione
A. Sapete, vero, che la quota sociale annua è obbligatoria per tutti, anche i soci fondatori?
1. Direi che è opportuno. Come avevate stabilito la quota di 300?
2. Potete ma mi pare inutile. Non può essere che così...
3. Si
Buonasera, volevo chiedervi se ho sbagliato: al momento della costituzione dell' asd non sono state stabilite sullo statuto le quote associative per il primo anno. quindi ho fatto delibera del consiglio direttivo con la determinazione delle quote associative e di partecipazione ai corsi. dopo 1 giorno ho fatto delibera di approvazione da parte dell'assemblea dei soci, perche' sullo statuto c'è scritto che devono essere aprovate dall'assemblea. il mio stauto stabilisce che le assembee dei soci devono essere convocate almeno 15 giorni prima. a verbale ho messo che l'assemblea essendo totalitaria (eravamo solo i membri del consiglio direttivo nonche' soci fondatori)è validamnte costituita. sullo stauto questa dicitura pero' non c'è.
1. Essendo la determinazione delle prime quote ed essendo totalitaria puo' andar bene?
2. Se ho sbagliato cosa succede?
3. Come avrei dovuto fare?
Perfavore rispondetemi...sono in ansia
Valentina... ad oggi ci hai posto 38 quesiti. Anche nel fine settimana. Non vale la pena che acquisti un pacchetto di quesiti? http://www.teamartist.com/consulenza/
1. Si
2. Preoccupati solo se qualche socio si lamenta
3. Rispettare i 15 giorni.
Ho richiesto prima vie e-mail, poi via raccomandata A/R il verbale di un assemblea elettiva alla ASD della quale sono socio.
Non ho ottenuto risposta , neanche negativa.
Quale ulteriore mossa posso adempiere prima di adire a vie legali?
1. Trovare altri soci e raccogliere le firme per chiedere la convocazione di una Assemblea soci
2. Avvisare il Presidente che se non arriva una risposta entro 10 giorni chiamerà il 117 della Guardia di Finanza per chiedere una ispezione fiscale poichè l'Associazione non è tale ma una srl mascherata, allo scopo di evadere le tasse.
Il problema che pongo è: un'associazione (pescatori), regolarmente costituita con atto depositato dal notaio, ha avuto una regolare attività per alcuni anni dalla sua costituzione fino a circa 12 anni fa. Poi per i classici problemi di disponibilità di persone e del loro tempo libero non ha più svolto attività sociale (né assemblee, né redazione dei bilanci, né direttivi, né tesseramento sociale) ma non è mai stata sciolta. Ora un gruppo di ex soci fino al 2000 vorrebbe riprendere l'attività e far ripartire l'associazione. Nello statuto non è contemplata una situazione del genere, solo quella dello scioglimento.
1. Quali sono i passi da compiere?
2. Chi deve convocare l'assemblea?
3. Con quale modalità?
4. Come si deve fare il Tesseramento?
(Alcuni membri dell'ultimo direttivo, presidente compreso, sono addirittura morti o comunque irraggiungibili).
5. Se conviene piuttosto lo scioglimento dell'associazione, chi deve fare e firmare le carte?
1. verificare presso l'Agenzia delle entrate chi risulta l'intestatario del Codice Fiscale dell'Associazione
2. vedi 1.
3. Quelle previste dallo Statuto
4. Come previsto da Statuto
5. Non mi è mai capitato un caso simile. Sentirei l'Agenzia delle Entrate.
Salve, ho il seguente dubbio: sono presidente della mia associazione da 1 anno e sto cominciando a prendere dimestichezza con la parte burocratica. L'associazione che presiedo non era legalmente riconosciuta fino al 2000 quando, con alcuni soci fondatori, è stata registrata all'agenzia delle entrate e quindi abbiamo ottenuto il codice fiscale (non abbiamo partita iva). Ora, già prima della registrazione l'associazione aveva soci che si trovavano periodicamente per decidere le attività da svolgere.
Sfortunatamente il libro dei soci non è mai stato preso seriamente in considerazione e quindi sto cercando di sanare questa spiacevole incombenza, pertanto vi chiedo di aiutarmi con i seguenti dubbi:
1. Il libro dei soci deve avere come primo anno di versamento delle quote associative il 2000 (anno della registrazione) oppure essendo attiva da prima del 2000, ma non riconosciuta, deve avere anche periodi associativi antecedenti?
2. Che data di associazione occorre inserire per i soci fondatori (io penso data di richiesta di socio quella di presentazione della domanda di registrazione all'agenzia delle entrate, accettazione di socio la data di registrazione dell'associazione).
3. I soci, dalla data di registrazione, sono stati iscritti all'associazione senza far compilare la richiesta e senza relativo verbale del consiglio direttivo. C'è una soluzione per sanare questo problema? Possiamo fare una campagna di ri-associazione per sanare tutte le posizioni?
Vi ringrazio
1. Partite pure dal 2000. Prima non "esistevate" formalmente.
2. La data posta nell'atto costitutivo registrato presso l'AdE
3. Non c'è una soluzione valida al 100%. Quella che suggerisce potrebbe funzionare... ma non esiste "letteratura" in tal senso (sicuramente è meglio che far finta di niente).
Buongiorno,
faccio parte di un'associazione dilettantisca senza scopo di lucro.Nel novembre 2013 ho subito la decadenza da socio senza l'instaurazione di un procedimento disciplinare e senza poter difendermi. L'espulsione mi è stata notificata per mail inviatami dal direttivo che verosimilmente non ha prodotto neanche un verbale in merito. Mi sono appellato al colleghio dei probiviri che ha cassato l'espulsione derubricandola con la censura, ma anche in questo caso non ho potuto dire alcunchè a mia difesa.Il presidente mi ha notificato la "sentenza" dei probiviri e siccome ho intenzione di rivolgermi all'A.G., ho chiesto l'acecsso agli atti del procedimento che ha riguardato la mia persona e che, a mio parere, ma non solo, non è stato svolto secondo quanto stabilito dal Codice Civile che notoriamnete, per la cosiddetta gerarchia delle fonti, prevale su uno statuto come il nostro che, cosi come è fatto, agevola abusi . Subisco tuttora resistenze da parte del direttivo che non mi concede l'accesso agli atti che mi riguardano e che sono necessari al fine della tutela dei miei interessi.Cosa ne pensa? Come posso muovermi? Ringrazio
Non saprei dirle. Davvero vuole imbarcarsi sull'erta strada della A.G.?
Non capisco, in fin dei conti, cosa vuole ottenere...
Buongiorno.. Abbiamo intenzione di costituire una ASD che si occupa di arti marziali. Le vorrei porre una questione sulle quote sociali e soci ordinari.
1. Le quote sociali che verranno usate per pagare gli affitti, spese e relativi compensi agli istruttori possono essere mensili?
2. Per quanto riguarda il problema dei soci ordinari, è che come lei saprà, ci sono persone che vengono e vanno e persone che si fermano per qualche mese etc.. come è possibile gestire questo?
3. Si potrebbe promuovere un'attività a questo punto verso non soci?
4. E se si come si potrebbero gestire le quote per la copertura delle spese?
5. Si possono gestire i periodi di prova prima che una persona si decida a diventare socio, ovviamente senza chiedere alcuna quota?
1. No. La quota sociale dell'Associazione deve essere annuale ed uguale per tutti. Potete far pagare contributi mensili per partecipare ai corsi.
2. I soci ordinari non sono un problema! (sono l'anima della Associazione). Banalmente andrete ad espellere quei soci che riterrete non abbiano più diritto ad esserlo perchè non partecipano più alle attività.
3. Basta che paghiate le relative tasse...
4. Aprendo una partita iva, emettendo ricevute fiscali e poi pagando iva, ires, irap...
5. A patto che queste persone siano assicurate e vi abbiano fornito un idoneo certificato medico, SI.
Buonasera, considerato il complesso quadro normativo relativo alle ASD, mi chiedevo come funzionasse in termini di responsabilità del Presidente Pro Tempore in merito a problematiche derivanti da gestioni precedenti.
Grazie e complimenti
La verità? In linea teorica la responsabilità dovrebbe essere condivisa dal precedente consiglio direttivo. Ma in realtà viene sempre chiamato in causa il Presidente in carica al momento della verifica.
Buongiorno e grazie del prezioso aiuto che ci offrite!
Volevo chiedervi:
1. possono si possono tenere i verbali Assemblea Soci e del Consiglio Direttivo su 2 Libri Verbali separati e specifici?
2. gli allegati ai verbali (richieste di associazione, preventivi, ecc.) possono essere tenuti in un faldone a parte con apposita sigla di riferimento?
Grazie ancora e buona giornata.
1. Si
2. Si ma preferirei averli allegati al verbale di riferimento e non a parte...
volevo sapere che documenti può chiedere un socio alla propria associazione oltre allo statuto e ai verbali. in particolare volevo sapere se sono tenuti a farmi visionare il progetto di un lavoratore co.co.pro. che presta servizio presso l'associazione.
Grazie per la gentile risposta
Legga questo nostro post.
A mio parere c'è un problema di privacy del lavoratore di non poco conto...
Vorrei dare data certa ad un verbale di assemblea straordinaria redatto alcuni anni fa. Posso applicare una semplice "marcatura temporale" invece della piu' onerosa registrazione presso l'ADE tramite mod.F23?
una informazione,se il 31 dicembre è terminata la carica del consiglio di amministrazione di una associazione, entro quanto tempo deve essere indetta l'assemblea dei soci per l'elezione del nuovo direttivo ? c'è un tempo massimo di legge ? Vorrebero convocare l'assemblea ad aprile...Dallo statuto non è previsto nessun termine tassativo.
grazie
Non c'è un termine di legge... ma aprile è troppo. Andrebbe fatta entro gennaio.
Salve da qualche anno faccio parte di un unione campanari e sono stato eletto come consigliere.
1. abbiamo uno statuto che rispecchia quello di una associazione quindi possiamo ritenerci un associazione e di conseguenza avere le stesse regole da rispettare?
2. nell'ultimo assemblea del consiglio dei soci e' stato deciso che tutto quello che viene detto e deciso in consiglio non deve essere riportato fuori dall'assemblea quindi non deve essere riferito a tutti i soci che non sono presenti. E' possibile fare tutto ciò o esiste qualche legge o regola a cui posso fare appello per contrastare tale decisione?
1. Tecnicamente credo che voi siate, come una Associazione, un ENTE NON COMMERCIALE (ENC). Le regole sono più o meno le stesse (solo alcune tipologie di Associazioni hanno particolari privilegi).
2. E' esattamente il contrario di quanto previsto dalle norme sugli enti non commerciali. Tutti i soci DEVONO essere informati di quanto deciso dai suoi organi. Anche perchè le decisioni devono essere verbalizzate e i verbali non possono essere secretati ai soci.
So che sembra una domanda sciocca ma nel 2014 la numerazione dei verbali del Consiglio Direttivo deve ripartire da 1? O prosegue con il numero successivo a quello del 2013?
Ah perchè lei li numera i verbali?
salve volevo chiedere se:
1. un neo socio può richiedere tutti i documenti e verbali della onlus a cui si è associato risalenti agli anni in cui non era socio
2. come eventualmente estrometterlo dalla onlus per comportamenti scorretti
1. Legga questo nostro post.
2. Se il comportamento scorretto è solo quello di aver chiesto di accedere ai documenti, no. Se invece i comportamenti sono gravi, penso che lo statuto abbia previsto le modalità di espulsione (di norma ci vuole un verbale di direttivo di espulsione notificato).
Buonasera! Avrei alcune domande da sottoporvi:
1. è possibile convocare ed effettuare un consiglio direttivo in un luogo diverso dalla sede legale dell'Associazione?
2. Se sì, quale dicitura bisogna adottare nel verbale?
3. Il verbale del consiglio direttivo va controfirmato dai consiglieri presenti oppure è sufficiente la firma del presidente e del segretario?
1. Si, se il vostro Statuto non lo esclude.
2. A verbale non è obbligatorio riportare il luogo della seduta. E' obbligatorio inserirlo nella convocazione.
3. Presidente e Segretario (sempre che lo Statuto non dica qualcosa di diverso).
Bona sera sono il neo presidente di un'associazione culturale che si occupa di cucito e ricamo. i ns soci pagano per partecipare ai corsi e ricevere dei schemi scritti che spiegano come realizzare lavori in tessuto. la prima domanda e'
1 quando a un socio sta per scadere la sua iscrizione annuale e' obbligatorio che l'associazione gli comunichi che il suo tesseramento e' in scadenza? o il suo recesso avviene in modo automatico?
2 quando un socio acquista da noi un corso o uno schema e' sufficiente che emettiamo una ricevuta semplice a suo nome? con o senza CF?
3 e' obbligatorio che il CF sia presente sul modulo di iscrizione e quindi fornito all'associazione?
4 quando il pagamento avviene con bonifico da parte di una persona che non e' il socio e' obbligatorio fare una ricevuta all'intestatario del bonifico? o possiamo intestarla direttamente al socio?
5 abbiamo aperto l'associazione il 4 gennaio 2012 e non abbiamo effettuato il bilancio per l'anno passato ne il R.E.F.A. (forse sono la stessa cosa) solo per ignoranza. a questo punto cosa possiamo fare per recuperare il danno fatto?
6 la sede associativa corrisponde alla mia abitazione (su consiglio dell'agenzia delle entrate non avendo altre sedi) in questo caso le utenze e gli spazi dedicati all'associazione devono essere dichiarati sul REFA?
7 leggevo sul sito che le iscrizione di un socio non puo' decorrere contestualmente alla data di iscrizione e che deve essere presentata all'assemblea dei soci. fattivamente e' difficile considerando che non vedo fattibile convocare un assemblea a settimana soprattutto perché molte delle ns tesserate sono sparse per l'Italia. a questo punto cosa e come possiamo fare. finora oso stata sempre io ad approvare le iscrizioni, come possiamo rimediare o risolvere la situazione?
con infinita gratitudine le anticipo i miei ringraziamenti per il suo aiuto e la sua professionalizza'.
Francesca
1. Ahia. Errore gravissimo. Le sfugge il concetto di non temporaneità alla partecipazione della vita associativa, caposaldo di una no-profit. Legga questo nostro post.
2. Legga questo nostro post.
3. Obbligatorio no. Stupido non chiederlo, si.
4. Dipende da cosa viene scritto nella causale: fate scrivere "pagamento per conto di..."
5. Fatelo al più presto.
6. Chi paga?
7. Legga questo nostro post.
Mi si pone una curiosità che potrebbe interessare tante associazioni:
come garantire pluralismo e partacipazione in una associazione che, oltre ai 5 componenti del consiglio di amministrazione, accoglie unicamente soci minorenni? (asd di danza, di calcetto, ecc. che attivano corsi esclusivamente nel settore giovanile).
Le assemblee dei soci saranno sempre "e solo" composte da 5 soci con diritto di voto e tanti minorenni con diritto di sola partecipazione...
... Possono i genitori dei "soci minorenni" essere considerati titolari di elettorato attivo/passivo?
Ringrazio e saluto.
Legga questo nostro post.
Salve mi occorerebbe un'informazione. Se in una riunione di un'associazione sono assenti vicepresidente o segretario, deve essere nominato un supplente che ne faccia le veci durante la riunione e che di conseguenza firmi il verbale della riunione effettuata?
Impossibile dirlo senza aver letto lo Statuto.
Entro quanti giorni deve essere messo a disposizione dei soci assenti il verbale di una assemblea ordinaria o straordinaria che sia?
Grazie per la risposta.
Non c'è una norma. Direi entro 30 giorni massimo usando il buon senso.
grazie mille per l'informazione
Salve!approfitto nuovamente per chiedere una delucidazione...se è compito del Segretario curare e redigere i verbali, nel caso di inadempienza a queste sue funzioni ne risponde sempre il Presidente?
Si, ne risponde sempre il Presidente. Al limite potrà poi cercare di rivalersi sul segretario inadempiente... ma la vedo dura.
Buonasera.
mi sorgono i seguenti due dubbi, per la cui banalità chiedo venia anticipatamente.
1) In occasione di convocazione di assemblea soci, posso limitarmi a convocare i soli in regola con il pagamento della quota associativa in corso? Sono obbligato a farlo anche con chi è diventato socio anni fa e non ha mai più rinovato il pagamento? Il nostro Statuto prevede il diritto di voto solo per chi è in regola con il pagamento della quota associativa.
2) Siamo un'associazione con anno sociale dal 01 gennaio al 31 dicembre, ma essendo una sportiva dilettantistica iniziamo le attività nel mese di settembre, e da questo mese raccogliamo le iscrizioni ai corsi con relativo incasso delle quote associative, che si concentra per lo più nei mesi fino a dicembre. Dovendo convocare un assemblea nell'anno successivo a quello di riscossione della quota associativa (per es. ad aprile per l'approvazione dei bilanci), se dovessi convocare i soli in regola con il pagamento della quota del relativo anno (appunto, quello con riferimento ad aprile), farei l'assemblea con i quattro o cinque soci ritardatari nell'iscriversi ai corsi.
Grazie.
Salvatore Santoro
1. Deve convocare tutti i soci. Un vecchio socio può "sanare" la sua situazione anche durante l'assemblea.
2. vedi punto 1.
Chiarissimo!
Chiedo solo una delucidazione in merito al il mio punto 2 e alla Sua risposta.
1) Se l'assemblea si tiene a gennaio del 2014, solo chi ha versato la quota associativa del 2014 potrà esercitare il proprio diritto di voto, o basta aver versato regolarmente le precedenti quote?
2) Se un socio ammesso nel 2009, in regola con i pagamenti 2010-11 ma non con quelli del 2012-13, si presenta in assemblea del 2014, per esercitare il proprio diritto di voto deve versare tutto l'arretrato?
Grazie.
1. Dipende. Quando aprite il tesseramento 2014? Normalmente ad una assemblea di gennaio si accetta chi è in regola con l'anno precedente...
2. Ecco, su questo non c'è certezza del Diritto. Noi consigliamo di chiedere tutto l'arretrato ma di non porre questioni se vuole esercitare il diritto di voto pagando la sola quota dell'anno in corso (questo a meno che non contrasti con lo Statuto della Associazione).
C'è bisogno di due diversi libri per i Verbali delle riunioni del Consiglio Direttivo e quelle di Assemblea Ordinaria dei Soci?
A sua preferenza. Non c'è una norma al riguardo.
L'assemblea dei soci della ASD cui appartengo ha approvato la spesa di alcune migliaia di Euro per l'acquisto e l'installazione di una struttura a fronte di un preventivo presentato ai soci. Nella riunione del CDA è stato deciso di inserire alcuni optional (che visto il clima della località in cui ha sede ASD sono indispensabili) che hanno aumentato il costo di oltre il 40%.
Vorrei sapere se tale variazione può essere presa in autonomia dal CDA o deve essere approvata dall'assemmblea e se i Revisori dei Conti possono (o devono) intervenire.
Grazie per una risposta
Un aumento così importante lo avrei fatto passare in Assemblea. I revisori non possono dire nulla: i soci si.
Buongiorno, sto aprendo una ASD calcistica le cui entrate saarebbero riconducibili solo ad accordi pubblicitari presi con diverse aziende. Naturalmente le uscite sono i costi riconducibili ai servizi sportivi erogati (allenatori, magazziniere, segretario materiale sportivo etc etc).
1. E' necessario aprire anche una posizione IVA?
2. Nell'eventualità volessi farmi seguire da un commercialista, conoscete i costi annuali?
1. Si.
2. No ma posso farle fare qualche preventivo. In quale città è?
Gentile Sig. Damiano. Vi seguo sempre con molto interesse e sostegno. Siete un esempio di professionalità ma anche senso dell'umorismo che aiutate davvero rispetto agli enti "ufficiali" esistenti che purtroppo lasciano a desiderare.
salve, ringrazio per aver risposto alle mie domande...!! solo nella terza domanda forse non sono stato chiaro nel spiegarle, e magari non ha saputo darmi una risposta...! Essendo un' associazione Non a scopo di lucro, kiudendo il bilancio di un anno di associazione, (ad esempio 2013) in positivo come devo comportarmi??? ad esempio se nell anno 2013 le entrate sono 1000 euro e le uscite solo 500 come dovrei comportarmi?? spero di essere stato chiaro nell' esprimere la domanda....!!! in occasione porgo cordiali saluti e ringrazio anticipatamente.
Ripeto: festeggi e decida se metterli da parte o investirli.
salve, volevo delle lucidazioni in merito ad un associazione culturale musicale.
1. In un anno solare quante assemblee devono essere fatte, ovviamente oltre quelle straordinarie???
2. i verbali di assemblea devono essere applicati su un libro e timbrati foglio-foglio???
3. nel bilancio annuale, se si dovesse chiudere in positivo, cosa bisognerebbe fare???
1. Tutte quelle di cui... c'è necessità! Cosa dice il vostro Statuto? In linea di massima almeno almeno quella per l'approvazione del REFA.
2. Cosa dice il vostro Statuto? Se non dice nulla in merito, potreste fare come mi ha scritto.
3. Festeggiare!!!
Volevo sapere se c'era un periodo massimo entro il quale il consiglio direttivo di un'associazione si deve riunire dalla data di costituzione, nel case fosse cosa succede se viene superato? Vi ringrazio dell'attenzione spero che potete aiutarmi perché è molto importante
Deve riunirsi almeno entro 4 mesi dalla chiusura dell'anno sociale per redarre il REFA da portare in Assemblea Soci.
Se viene superato tale termine l'Associazione potrebbe essere accusata di non essere un ente non profit e sanzionato di conseguenza.
salve, vorremo costituire un associazione musicale non a scopo di lucro. ci siamo fatti una domanda, che è la seguente:
nel caso a fine anno ci trovassimo con la chiusura del bilancio in positivo, cosa succede? ovviamente parliamo di cifre basse, tipo 1000 euro, cosa dovremmo fare? e cosa poterbbe accadere?
Li potete reinvestire nella Associazione o donare. Potete anche tenerli da parte per le spese future.
Buongiorno, non uso facebook e per questo mi scuso di non darvi il "mi piace", pur avendo trovato interessante il vostro sito e quanto scritto circa la compilazione dei verbali. Sono la presidente di una compagnia teatrale e proprio ieri ho avuto un diverbio con la segretaria in quanto non ottempera ai compito di redigere il verbale. Meglio, lo redige a modo suo, me lo invia dicendomi "fa tu", io questa volta l'ho integrato inserendo una sintesi di quanto come presidente avevo detto nello scorso incontro del direttivo, e lei nel verbale letto non lo ha voluto inserire dicendo che al massimo avrebbe accettato che io aggiungessi un allegato da me firmato. io non ho controfirmato il verbale.
1. il verbale scritto dal segretario può essere integrato da qualsiasi socio prima della sua approvazione?
2. è necessario che tutti siano d'accordo per inserire l'integrazione o basta che si riconosca che quelle cose sono state dette?
3. può la segretaria rifiutarsi?
1. No, ogni partecipante alla riunione può chiedere una integrazione che deve essere avallata dal Segretario per essere inserita. In caso non sia avallata può richiedere di far allegare una propria memoria personale
2. Devono essere d'accordo almeno Segretario e Presidente (che firmano il verbale)
3. Si.
salve,
avete il modello per il verbale di nomina delle cariche del Direttivo di una ASD?
grazie!
Non esiste e non serve un modello standard... la cosa importante è che seguiate la prassi dettata dal vostro Statuto.
Salve, vorrei una informazione: si è svolta l'Assemblea dei soci con l'elezione del nuovo C.D.; siccome ci sono state delle irregolarità ho richiesto la fotocopia del verbale e degli allegati al verbale, il C.D. si rifiuta di darmi le fotocopie; vuole che ne prenda visione e lo legga in Associazione senza rilasciarmi le fotocopie:
1. Vi chiedo è giusto?
2. possono negarmi le fotocopie?
3. come potrei costringerli a rilasciare le fotocopie?.
Grazie anticipatamente per la risposta.
1. Si
2. Si
3. Forse con una azione legale...
salve,
avete un facsimile del verbale di assemblea ordinaria annuale dei soci e quello del Direttivo per ASD?
grazie 1000 e buon lavoro!
Trova qualcosa qui.
Salve, sono iscritta da circa 18 mesi ad un'associazione non registrata. La principale finalità degli associati è quella di coltivare, per cui ciascun socio ha ricevuto un pezzetto di terra libero o da liberare da piante infestanti o altro, individuato sulla mappa del luogo preparata dai soci fondatori. All'interno dell'area, che ha la vastità di un bosco (per intenderci allo stato attuale ci sono circa 35 famiglie), è presente un'abitazione, descritta nello statuto come spazio comune (1 cucina, un bagno, un saloncino e una stanzetta) ad eccezione di una stanza affittata ad una persona economicamente in difficoltà e alcolizzata che si occupa anche del coordinamento dei lavori, della gestione degli spazi e degli eventi che si vogliono organizzare. Il contratto di affitto è intestato a 3 persone, 3 soci fondatori, il proprietario non è a conoscenza della presenza dell'associazione e nel contratto di affitto si fa esplicito divieto di subaffitto. Agli inizi del mese di luglio 2013 i soci fondatori hanno emesso un comunicato con il quale hanno definito esaurita l'esperienza dell'associazione, sostenendo che fino a nuovo comunicato si poteva consentire a ciascuno di coltivare il proprio orto, si vietava l'uso della casa che diventava bene esclusivo della persona che vi abita e si proibiva l'utilizzo di spazi comuni e di introdurre amici e conoscenti all'interno del luogo senza prima aver inviato comunicazione ai soci fondatori. Novità del mese di settembre ci sarebbe in atto una volontà di rivedere l'attribuzione degli orti, riconsiderando la quadratura di ciascuno e creare una nuova associazione.
1. Domanda, in che modo possiamo tutelarci rispetto a quanto sta avvenendo?
2. Quali azioni concrete possiamo intraprendere?
3. Quali sono le procedure?
grazie
Beh, innanzitutto siete tutti non in regola poichè il contratto di affitto non è intestato all'Associazione.
1. e 2. Fossi in lei prenderei contatti col proprietario del terreno e chiederei di subentrare nel contratto.
3. Oppure potete studiare lo Statuto e chiedere una Assemblea soci per discuterne collettivamente.
Purtroppo non credo ci siano i margini per una trattativa, c'è la volontà di mettere parte dei soci in condizione di andare via.
1. Se chiedessero un aumento delle quote o una diversa ripartizione dei lotti di terra queste decisioni andrebbero sempre prese a maggioranza?
2. Nel caso di associazione non registrata quale è la maggioranza minima richiesta?
3. Nel caso invece come da lei indicato volessi presentarmi al proprietario, in che veste dovrei farlo? Dovrei informarlo di quanto sta accadendo all'interno della sua proprietà in questo momento?
4. In tal caso sarebbe costretto a rescindere il contratto con le persone intestatarie dell'affitto oppure c'è bisogno di una denuncia perché rescinda il contratto?grazie
1. Dipende dal vostro Statuto e dai vostri regolamenti interni. Ce li ha, li conosce e li ha studiati?
2. Se non siete registrati, non esistete.
3. In veste di privato. Deve decidere lei cosa dirgli.
4. No, scelta del proprietario.
Salve, vorrei sapere se esiste una forma particolare che bisogna seguire per tenere il libro dei verbali. Mi hanno parlato di fogli numerati e rilegati, di semplici fogli stampati con il verbale battuto al PC...
Esite una regola? Voi cosa mi consigliate di legale e pratico??
Non esiste una norma apposita (se non quella che indica come NON serve che i libri siano vidimati). Noi consigliamo di farli a pc, stamparli, incollarli su un quadernone e siglarli a cavallo del foglio di stampa e del foglio del quadernone. Ovviamente poi dovranno essere firmati i verbali da Presidente e Segretario della seduta.
Salve, avrei delle domande su Libro dei Verbali:
1) Il numero identificativo del verbale, viene azzerato ad ogni nuovo inizio anno sociale o è continuativo dal giorno della fondazione?
2) Può essere fatto un Libro Verbali per ogni anno sociale o deve essere necessariamente sempre lo stesso in modo continuativo?
3) Ammettendo che i membri del Consiglio Direttivo devono essere al tempo stesso soci e quindi pagare come tutti gli altri soci la quota sociale annuale (correggetemi se sbaglio), ogni membro del CD (nel nostro caso: Presidente, Vice Presidente, Segretario, n.2 Consiglieri) devono fare un verbale per accettare le iscrizioni di loro stessi?
Grazie!
1. E' indifferente. Non esiste una norma al riguardo: fate come siete più comodi.
2. Meglio un libro continuativo. Ma anche qui è a vostra scelta.
3. I membri del Direttivo o sono nominati nell'atto costitutivo o sono eletti dalla Assemblea dei Soci (e ciò deve essere verbalizzato).
Non esiste quindi un loro ulteriore verbale di accettazione.
Buongiorno, due domande relative sempre ai libri sociali:
1) nel libro del Consiglio Direttivo, oltre ad un verbale nel quale abbiamo stabilito la quota annuale di iscrizione, organizzando noi dei corsi solo ed esclusivamente per i soci, dobbiamo redigere un altro verbale nel quale stabiliamo il costo per ogni singolo corso?
2) nel libro soci, il rinnovo della quota sociale di TIZIO (mi sto studiando attentamente i registri), dove va segnato? Nelle annotazioni o devo riempire un altro rigo (anche se non mi sembra corretto)?
1. Si, meglio.
2. Dove preferisce, non c'è un modello di legge.
Buongiorno, nell'associazione asd senza scopo di lucro di cui sono presidente, trattandosi di un oratorio parrocchiale, i soci cambiano praticamente quasi tutti gli anni, essendo legati in parte alle attività di catechesi della parrocchia. Per questo motivo più che avere un libro soci, di anno in anno stilo un file con tutti i dati anagrafici, data e quota di iscrizione versata, che a fine anno stampo, timbro e firmo.
1. Posso continuare così?
2. Inoltre, per ignoranza, non ho mai previsto un'accettazione dell'iscrizione all'associazione...faccio l'iscrizione e basta, tanto meno da presentare al direttivo. Molto grave o si può evitare?
3. Ultima domanda...la quota associativa deve necessariamente essere uguale per tutti, o è possibile gestire casi in cui chiedere una quota inferiore o pari a zero (es. per una famiglia in difficoltà).
Grazie.
1. Le consiglio di no e di leggere questo nostro post: http://www.teamartist.com/blog/2013/03/28/soci-ordinari-simpatizzanti-sostenitori-onorari-tesserati/
2. E' abbastanza grave. I suoi non sembrano soci quanto clienti e così apparirebbero al Fisco. Legga anche questo: http://www.teamartist.com/blog/2013/03/13/procedura-corretta-nuovo-socio-associazione-asd/
3. La quota associativa deve essere uguale per tutti. Potete invece fare sconti o gratuità sulle quote dei corsi sportivi, previa delibera del Direttivo.
Grazie della risposta.
Posto che da qualche anno non ho mai previsto la domanda di ammissione a nessun socio, nè tantomeno l'approvazione del direttivo, avendo fatto una semplice iscrizione diretta (peraltro ripetuta annualmente) con versamento della quota, vorrei quantomeno riprendere il nuovo anno associativo senza questo errore.
1. Come mi comporto con i soci degli anni scorsi? Faccio presentare una domanda oggi, a mo' di sanatoria, o non faccio niente - quel che è stato è stato - prevedendo la giusta procedura di ammissione per i nuovi?
2. Ho sempre tenuto due libri verbali, uno per il direttivo ed uno per le assemblee. E' corretto?
Grazie.
1. Io farei compilare a tutti un modulo domanda non di "nuova iscrizione" ma di "ribadimento" della volontà di essere soci della sua Associazione.
2. Si, non esiste una norma in materia che stabilisca quale sia il modo "corretto".
1. I soci fondatori possono formare il consiglio direttivo?
2. Quali sono le cariche del consiglio direttivo?
3. Che durata deve avere il consiglio direttivo?
Grazie
1. Si, anzi è praticamente indispensabile.
2. L'unica di legge è il Presidente. Le altre (vice, segretario, tesoriere etc) sono facoltative.
3. Suggeriamo minimo due, massimo 4 anni.
L'asd è stata costituita nel 2006 da 4 soci fondatori di cui 3 sono stati eletti nel consiglio direttivo. Non abbiamo mai fatto pagare la quota associativa perchè siamo stati sempre coperti da sponsor. Abbiamo fatto bene o si deve far pagare la quata associtiva?
A nostro parere la quota sociale annua non può non essere pagata.
I calciatori con tessera uisp sono anche soci?
Non necessariamente. Legga questo nostro post.