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E’ una domanda che ci viene posta molto spesso, sia dai dirigenti (che sono restii a mostrare ai soci i “fatti propri”), sia dai soci “semplici” (che, legittimamente, a volte vogliono saperne di più della LORO Associazione, altre volte, illegittimamente, sono mossi dal pettegolezzo).
Ma quali documenti potrebbero voler vedere i soci?
Partiamo da quelli che l’Associazione è tenuta a mostrare sempre e comunque:
– lo Statuto (senza atto costitutivo) di cui, comunque, sarebbe bene che avesse una copia già all’atto della richiesta di iscrizione
– i Regolamenti Interni
Per arrivare a quelli che dovrebbero essere mostrati solo su richiesta e con alcune tutele:
– l’Atto Costitutivo (che contiene dati anagrafici dei soci fondatori che sono coperti da Privacy)
– il Libro Verbali (i Verbali possono aver deliberato su questioni personali di singoli soci, per questo sono coperti da privacy)
– Il Libro Soci
– Contratti di ogni tipo sottoscritti dall’Associazione
– Estratti conto e documenti bancari
– Documenti contabili di ogni natura
Ovviamente il tutto dipende da quanto l’Associazione voglia essere trasparente verso i propri soci e quanto voglia tutelare la privacy dei propri soci (nei confronti, ricordiamolo, di altri soci).
Non esiste una norma di legge ad hoc su questo tema e si scontrano due “interessi contrapposti”: da una parte quello del socio che dovrebbe aver diritto ad accedere a tutti i documenti (soprattutto per poter espletare il proprio ruolo in modo efficace durante le Assemblee soci), dall’altro quello dei membri del direttivo che devono tutelare gli interessi collettivi e proteggere i dati coperti da privacy.
A nostro parere quindi, si dovrebbe sempre mostrare qualsiasi documento, ma con le dovute cautele ed accorgimenti:
1. La domanda del socio di accesso ai documenti deve essere firmata e fatta per iscritto.
2. Il socio deve firmare una “ricevuta” in cui dichiara di aver preso visione del contratto e di essere consapevole che le informazioni di cui sta prendendo visione sono sottoposte alla tutela della privacy e che per questo motivo non dovrà in alcun modo divulgarle. In questa ricevuta dovrà essere presente una clausola che ricordi al socio che nel caso divulghi le informazioni sarà espulso dalla Associazione e denunciato per violazione della privacy.
3. Il socio NON potrà avere copia dei documenti e NON dovrà fare delle foto ai documenti medesimi.
Damiano Dalerba & Stefano Cabot
Direttori area noprofit di TeamArtist
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Gentilissimi buongiorno, chiedo cortesemente una delucidazione. Nel nostro statuto, preparato su facsimile della FGI e da loro approvato, in un articolo viene riportato :
"Le deliberazioni del consiglio, per la loro validità devono risultare da un verbale datato e sottoscritto da chi ha presieduto la riunione e dal segretario. Lo stesso deve essere messo a disposizione di tutti i Soci con le formalità ritenute più idonee dal Consiglio direttivo atte a garantirne per trasparenza la massima diffusione."
Premesso che la ASD è completamente d'accordo nel garantire la massima trasparenza e diffusione.
Il quesito è il seguente: qualora un socio chiedesse di visionare i verbali del consiglio direttivo ai sensi dell'art 17, senza nessuna motivazione in particolare, l'associazione garantirà la visione dei verbali stessi. E' obbligata a fornire delle copie o i documenti si possono solamente far visionare? A tutela della privacy di quanto verbalizzato come dobbiamo comportarci, in virtù del fatto che posso essere indicati i nominativi di istruttori ecc? Ringrazio anticipatamente per il prezioso aiuto, Cordialità. Presidente
Buongiorno Monica,
di norma, i verbali possono essere SOLO visionati per una consultazione. Non è possibile farne una copia per scopi personali.
presidente di una società di Mutuo Soccorso sono obbligato a spedire copia dello statuto ad un socio che nè ha fatto richiesta ed abita fuori sede.
grazie.
decesari
Buongiorno Giuseppe,
purtroppo per rispondere a questo quesito mi servirebbero maggiori informazioni.
Un socio espulso per irregolarità ha diritto di accesso
Agli atti contabili
Buongiorno Carlo,
per rispondere a questa domanda avrei bisogno di alcune informazioni aggiuntive. Non è in regola con le quote? Che cosa si intende per "atti contabili"?
Nel mio circolo nn e stato mai presentato un bilancio nella riunione annuale , e' stato detto siamo in parita' ma i contggi a noi soci nn quadrano vsto che ci sono tanti sponsor come si puo' fare x vedere e se si puo' ricorrere alla autorita' competenti grazie
I soci dovrebbero avere l'accesso ai documenti dell'associazione; consigliamo prima di ricorre ad eventuali autorità competenti, di cercare di chiarire internamente con il Presidente la sua posizione
Dopo che un socio fa richiesta scritta per consultare i libri contabili e quello dei soci, quanto tempo ci vuole per poterli avere. Grazie
Buongiorno Salvatore,
il tempo ragionevole perchè il direttivo possa esaminare la domanda e organizzarsi per la presa visone dei documenti da parte del socio.
Buongiorno e Buon Anno Nuovo2023 Sono ex Segretario e fondatore della FHM ITALIA ONLUS nel 2020 mandai lettera di dimissioni, per limiti di eta 78 anni, alla ultima assemblea consegnai di persona a Presidente e Soci nuovi le mie dimissioni . oggi vedo sul sito della associazione ancora il mio nome , mai avuto copia del nuovo consiglio direttivo e per amicizia e rispetto non voglio chiedere copia a nessuno, amico del presidente e non vorrei si arrabbiasse. Come posso vedere il Nuovo Consiglio direttivo? anche pagando . Oggi 80 anni vorrei essere tranquillo , senza problemi. Non voglio litigare con nessuno, dove posso avere questo documento senza creare litigi o altro? Grazie , Posso pagare per avere copia . Io non abito a Sanremo dove è registrata la associazione. Grazie
saluti Giorgio beltrami
Buongiorno Giorgio.
Il metodo più efficace che conosciamo è quello di parlare direttamente con il presidente dell'associazione e chiedere copia del verbale con la nomina del nuovo direttivo.