Gli 8 trucchi per conquistare nuovi soci per la tua Associazione e ridurre il tempo perso dietro alla carta

Sai qual è la differenza fondamentale tra la TUA Associazione e un’altra, che opera nello stesso settore, ma più grande e famosa?

Stai forse pensando al BUDGET? Certo… avere a disposizione molti soldi sicuramente fa una grande differenza, ma pensaci bene: il budget dell’Associazione è una causa o una conseguenza del numero di persone che riesci ad interessare e coinvolgere nelle attività?

Forse potrebbe essere il TEMPO a disposizione? Anche questa è più una conseguenza che una causa. Un’Associazione grande ha bisogno di molti collaboratori e di seguire tante persone, per questo il tempo viene gestito in modo professionale. Il risultato è che c’è più tempo a disposizione per svolgere i propri compiti, con meno confusione e meno stress per te e tutti gli altri!

E per quanto riguarda il numero di soci?

• Sei sicuro che tutti i potenziali soci della tua Associazione siano al corrente delle attività che proponete?
• Leggi bene lo statuto: non c’è scritto forse che la prima finalità, il motivo per cui l’Associazione esiste, è diffondere la conoscenza e la pratica delle vostre attività?
• Cosa dici, lo state facendo bene?
• O si potrebbe far di più?

Quello che ti serve è un sistema professionale studiato esattamente per le Associazioni come la tua, che ti guidi passo-passo nella PROMOZIONE, nella PROGRAMMAZIONE nella GESTIONE delle attività. 

Ecco COSA questo sistema dovrebbe fare:

1. METTERE A PUNTO IL SITO DELLA TUA ASSOCIAZIONE

Non è solo un biglietto da visita, è lo strumento principale per far conoscere le vostre attività e raccogliere nuovi contatti, che poi potranno diventare soci. Non c’è bisogno di spendere una fortuna, ma resisti alla tentazione di chiedere a tuo cuGGino di fartelo gratis. Le cose importanti sono:

1. Le informazioni essenziali sull’Associazione (denominazione, statuto, indirizzi….);
2.  Tante immagini delle attività che svolgete;
3. Qualche articolo (possibilmente più recente della scoperta dell’America) che descriva le attività svolte e, ancora più importante, segnali le prossime iniziative;
4. Un sistema per incentivare il visitatore a lasciare i propri contatti, così da poterlo inserire nella vostra newsletter. In questo modo avrai sempre disponibile un sistema progettato per presentare le vostre attività e farti contattare da nuovi interessati.

2. AUTOMATIZZARE LE PROCEDURE OPERATIVE E CONTABILI

È inutile trovare nuovi soci se poi la gestione dei pagamenti, delle ricevute, della redazione del Rendiconto Economico e Finanziario Annuale ti ruba tutto il tempo che dovresti invece impiegare nel seguirli e coinvolgerli maggiormente. Tutto lo sforzo fatto per promuovere le attività sarà sprecato e dovrai ricominciare da capo. Trova nuovi soci e mantienili attivi seguendo questi step:

1. Permetti di fare la richiesta di iscrizione online direttamente dal tuo sito. Potrai accettarla alla prima riunione del direttivo come la legge prevede, è perfettamente legale e risparmierai una montagna di tempo, di carta e di burocrazia;
2. Mantieni un database dei tuoi soci, degli atleti, dei collaboratori, in modo da avere sempre ovunque disponibili le loro informazioni di contatto;
3. Consenti di scegliere ed iscriversi alle attività dal sito, e soprattutto permetti di pagare online. Oltre a dare un servizio in più, avrai la completa tracciabilità dei movimenti e potrai automatizzare la registrazione contabile in modo da non dover stampare e cercare tutto al momento di fare il resoconto;
4. Usa in modo furbo il database dei tuoi soci: invia loro in modo automatico le comunicazioni importanti (riunioni, attività) e i promemoria per gli impegni (convocazioni per gli atleti, attività programmate dei gruppi di lavoro). Il volantino in sede lo vedono in pochi. Col database ti risparmi giri di telefonate e smetti di intasare gruppi whatsapp e di fare catene di mail o sms: oltre a dar fastidio è molto probabile che le tue comunicazioni, fatte in questo modo, vengano ignorate.

Se hai compreso l’importanza di queste azioni sarai forse preoccupato di non riuscire a fare tutto da solo, ed è normale perché ci vuole molto tempo per mettere in piedi un sistema simile. Fortunatamente, questo lavoro è stato già fatto per te.
Dall’esperienza legale e fiscale di questo blog e anni di test e migliorie continue sul campo con le migliaia di associazioni clienti è nata TeamArtist – la piattaforma per Associazioni che copre a 360° tutte le esigenze della tua Associazione, quale che sia la sua dimensione e il settore in cui opera. Oltre a tutto quello che hai letto sopra,TeamArtist – la piattaforma per Associazioni si prende cura anche di tenere aggiornato il libro soci, preparare i verbali delle riunioni, effettuare rapidamente raccolte di quote o fondi necessari all’Associazione. È sempre disponibile (basta una connessione ad internet) su qualunque dispositivo e ti permette di dividere il lavoro con i tuoi collaboratori (con i dovuti filtri).

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Ecco 2 opinioni tra le tantissime arrivate!

SILVIO MANNA – A.S.D. CUMIANA CALCIO

“Teamartist l’€™ho conosciuto facendo delle ricerche su internet su problematiche riguardo l’€™associazione di cui faccio parte. La maggior parte delle ricerche mi ha condotto al blog Teamartist dove ho trovato risposta alle problematiche. Ho visto che era disponibile la piattaforma per la gestione dell’Associazione ed ho cominciato il periodo di prova. Come il blog ho notato che anche la piattaforma andava incontro a tutte le problematiche  dell’Associazione ed abbiamo deciso di adottarla. Inizialmente far abituare i volontari a questo nuovo metodo è stato duro, ma quando hanno capito il tempo che si risparmiava non hanno più esitato ad utilizzarla. A distanza di un anno sono molto soddisfatto della piattaforma, perchè permette di avere sotto controllo tutte le attività delle associazioni, dalle iscrizioni alla contabilità e nel contempo rende accessibile a tutti (con i dovuti filtri) le informazioni.”

GIANCARLO GIORGETTI – ASD RAMATESE OMEGNA

“Salve a tutti. Poche righe per ringraziare il Team di Teamartist per averci messo a disposizione una piattaforma molto semplice ma anche molto valida per la gestione di una Società  di calcio di puro settore giovanile come la nostra (e on solo). Questo è il terzo anno che utilizziamo questa piattaforma e senza dubbio abbiamo fatto un salto di qualità, sia in termini di gestione che di comunicazione verso i nostri tesserati e i nostri amici. Pro-memoria per scadenza visite mediche, gestione scadenza rate e molte altre cose… tutte gestite automaticamente. Inoltre, sempre all’ interno della piattaforma, gestiamo anche il nostro sito Internet e con la funzione Contabilità, abbiamo tutto quello che ci serve per essere in ordine da un punto di vista contabile, cosa che molti sottovalutano ma credo che col tempo diventerà  sempre più importante. Cosa dire, potrei andare ancora avanti col decantare altre funzioni ma il mio consiglio è provare per credere!!! Buona piattaforma Teamartist a tutti. Un saluto.”