Rimborsi spese: un nuovo Regolamento da approvare nelle Associazioni per l’Agenzia delle Entrate – in regalo i fac simile

Ogni tanto accade che dalle Direzioni Regionali dell’Agenzia della Entrate arrivino delle novità che possano essere utili per tutte le Associazioni in tutta Italia. In questo caso siamo in Emilia Romagna dove, all’interno di una presentazione in Power Point, si chiarisce come l’Agenzia vorrebbe fossero fatti i rimborsi spese a piè di lista per Soci e Collaboratori.

Attenzione: ho scritto “vorrebbe” e non “devono“. Nel senso che si tratta di un auspicio e non di un obbligo… Ma abbiamo imparato da lungo tempo che seguire le loro indicazioni sia sempre MOLTO UTILE per evitare contestazioni.

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Veniamo alle parole dell’AdE (in blu) e cerchiamo di commentarle.

“È opportuno che l’organo direttivo definisca preventivamente criteri e limiti dei rimborsi spese e che risulti sempre, in maniera esplicita, il legame con una specifica attività svolta in nome e per conto dell’Ente; 

Da qui si capisce che è meglio redarre un vero e proprio Regolamento (che abbiamo fatto e trovate in fondo al post da poter scaricare come bozza per voi) e che il socio/collaboratore debba essere autorizzato preventivamente a fare determinate spese per una determinata attività. Qui però l’autore delle slide dell’AdE ha commesso una grave imprecisione: i Regolamenti delle Associazioni non posso essere redatti dal Consiglio Direttivo, bensì dall’Assemblea dei Soci Straordinaria, come previsto dall’art. 148 del TUIR:  ≪(…) prevedendo per gli associati o partecipanti maggiori d’eta’ il diritto di voto per l’approvazione e le modificazioni dello statuto e dei regolamenti e per la nomina degli organi direttivi dell’associazione; (…)≫

“Anche in assenza di apposito «Regolamento», i rimborsi spese devono essere preventivamente autorizzati dall’Ente con apposita delibera che specifichi anche le ragioni dell’eventuale trasferta;”

Da qui si comprende che si voglia vedere una Delibera del Consiglio Direttivo dell’Associazione che autorizzi il socio/collaboratore alla singola attività rimborsabile e le ragioni del viaggio che deve fare. Anche di questa abbiamo fatto un file scaricabile che trovate in fondo a questo post.

“Il rimborso spese deve essere correlato all’espletamento di un’attività per conto dell’Ente;”

Anche questo appare abbastanza ovvio: si deve specificare quale attività viene svolta dal socio/collaboratore per conto dell’Associazione per poterla rimborsare.

“Il rimborso spese deve essere sempre di ammontare congruo rispetto all’attività svolta e all’effettiva spesa sostenuta.”

Questa affermazione invece è molto sibillina: i rimborsi spese a piè di lista sono il rimborso delle spese effettivamente sostenute (e anticipate di tasca propria!) da parte del socio/collaboratore. Non sono una retribuzione ma una restituzione di soldi “una reintegrazione delle spese effettivamente sostenute” per usare le parole dell’AdE. Per questo, a nostro parere, bisogna sempre rimborsare il 100% delle spese effettivamente sostenute e il concetto di “congruo” è legato non all’attività che viene svolta bensì a quanto è giusto che si spenda per fare determinate attività: è chiaro che un conto è viaggiare in Business Class, un altro in Economica…

PUNTI SALIENTI DEL REGOLAMENTO

“- l’autorizzazione alla spesa deve essere rilasciata dal presidente o dal vice presidente dell’Associazione in forma scritta;”

Questo punto è in contrasto con quanto detto sopra. Prima si parla di autorizzazione dell’Ente con apposita delibera… qui si parla invece di una autorizzazione del Presidente o del Vice-Presidente. Per il principio di autotutela, è corretto utilizzare la formula più restrittiva e quindi consigliamo che sia il Consiglio Direttivo a formalizzare l’autorizzazione.

“- le spese di viaggio sono riconosciute ove effettuate in aereo in classe turistica, in treno di norma in 2^ classe (con l’eccezione del vagone letto), sui mezzi pubblici e, quando questi ultimi non siano idonei, in taxi, dietro presentazione di regolare documento di viaggio in originale;”

Questo pare di buon senso. Stiamo parlando di Associazioni No Profit: è importante che i soldi siano impiegati con buon senso e che non si sprechi del denaro.

“- nei casi in cui la missione non permetta il rientro per il pranzo, sarà consentito chiedere il rimborso del pasto entro l’importo massimo pari ad € ….. (se l’impegno dura un’intera giornata lo stesso vale per la cena);”

Idem. Noi riteniamo che 30 euro massimo per un pasto (a testa) sia una cifra congrua.

“- nei casi in cui la missione necessiti il pernottamento, sarà consentito chiedere il rimborso per spese alberghiere entro il limite massimo di € ….;”

Idem. Noi riteniamo che 100 euro massimo per il pernottamento sia una cifra congrua che permetta di riposare dignitosamente ovunque.

“- la documentazione concernete la spesa effettuata dovrà essere corredata dai giustificativi in originale o da equivalente ed idonea certificazione, quali:

• fatture; 
• ricevute fiscali intestate o scontrini fiscali sottoscritti, con indicazione dei dati (ivi compreso il codice fiscale) del soggetto che ha sostenuto la spesa;
• biglietti di trasporto aerei intestati, ferroviari (ove possibile, intestati) o per servizi pubblici di linea;
• ricevute taxi o parcheggio;
• pedaggi autostradali che attestino il transito.”

Questo è un aspetto fondamentale. Non si può andare sulla fiducia.

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INDENNITÀ CHILOMETRICHE 

“Possono considerarsi quali rimborsi delle spese di viaggio sostenute dal soggetto interessato per raggiungere il luogo di esercizio dell’attività mediante un proprio mezzo di trasporto (se sostenute in occasioni di prestazioni effettuate fuori dal territorio comunale del percipiente).”

Questo aspetto lo prendiamo per buono anche se non ha molto senso. Muoversi da un capo all’altro della città di Roma in auto costa molto di più che spostarsi da un paesino all’altro in provincia di Milano. Perchè il primo viaggio non possa essere rimborsabile e il secondo si, non è dato saperlo. Forse avrebbe avuto più senso stabilire una soglia minima: non sono rimborsabili i viaggi in auto inferiori ai 2km…

“È opportuno che l’uso del mezzo proprio sia preventivamente autorizzato con verbale dell’organo direttivo che indichi anche il luogo di partenza, quello di arrivo ed il giorno in cui è effettuata la trasferta.”

Fattibile anche se bello scomodo… ma nella nostra bozza di verbale dovremmo essere riusciti a risolvere questo problema.

“Le indennità chilometriche devono essere necessariamente quantificate in base al tipo di veicolo e alla distanza percorsa, tenendo conto degli importi contenuti nelle tabelle ACI;”

Giustissimo. Questo è uno standard italiano usato da tutti: Aziende e Pubblica Amministrazione. Qui trovate il link all’Aci per questo tipo di calcolo.

Il territorio comunale di riferimento è quello ove risiede o ha la dimora abituale il soggetto che percepisce l’indennità chilometrica, mentre non assume rilevanza la sede dell’organismo erogatore. “

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ECCO I NOSTRI FAC SIMILE DA SCARICARE 

• REGOLAMENTO RIMBORSI SPESE
• MODULO RICHIESTA DI RIMBORSO SPESE
• VERBALE DI APPROVAZIONE RIMBORSO SPESE

NB: ricordatevi che le Associazioni hanno il limite nelle operazioni per contanti a 1.000 euro.