I 5 verbali minimi che devi fare ogni anno

Se rappresenti un’associazione quasi certamente ti poni queste due domande:

1. Quanti verbali devo fare in un anno?
2. Qual è il numero minimo?

Perché lo sappiamo? La motivazione è che una delle domande che ci arrivano più frequentemente quando si costituisce un’associazione.

Prima di cercare di rispondere alle domande più comuni sui verbali è bene fare una premessa fondamentale.

L’unica risposta giusta alle domande più frequenti sui verbali e che può andar bene per tutti è… DIPENDE.

Infatti il numero dei verbali minimi da fare, con quale frequenza, etc può variare da un’associazione all’altra.

Dipende, appunto. Ma da cosa dipende?

Innanzitutto dal tuo statuto.

Solitamente lo statuto, soprattutto uno fatto bene, prevede espressamente solo i verbali obbligatori.

Ma è anche possibile che lo statuto preveda degli altri adempimenti non obbligatori per legge.

Approfondiamo di quali adempimenti stiamo parlando nel prossimo paragrafo

Articoli che ti consigliamo di leggere per approfondire:

• Libro soci aggiornato e in ordine
• Libro Soci dell’associazione: a cosa serve e come si fa
• A cosa diavolo serve il libro Soci?
• Libro registro verbali
• Soci ordinari simpatizzanti sostenitori onorari tesserati

Statuto di un’associazione: cosa può prevedere per legge

Per farti comprendere meglio di cosa parliamo, ti facciamo 3 esempi.

Esempio 1.

Lo statuto dice: “il Consiglio Direttivo si riunirà quando ci sarà la necessità, e comunque non meno di 4 volte all’anno.”

In questo caso quindi, anche se la Legge non impone un numero minimo di verbali all’anno da parte del Consiglio Direttivo, sarà necessario fare almeno 4 riunioni e relativi verbali.

Esempio 2.

Lo statuto dice “L’assemblea dei soci approva annualmente il rendiconto e il bilancio di previsione”. Questo è un caso davvero molto comune.

In questo caso lo statuto impone un obbligo rispetto ai punti da discutere in assemblea soci.

Il bilancio di previsione non è un obbligo di legge. Ma se il tuo statuto prevede che l’assemblea dei soci approvi un preventivo per l’anno futuro, questo è un obbligo a cui devi attenerti.

Esempio 3.

Nello statuto dell’associazione sono previsti altri Organi sociali, oltre all’assemblea dei soci e al Consiglio Direttivo, che sono quelli minimi e obbligatori insieme al presidente.

Ad esempio, uno statuto potrebbe prevedere la presenza di un Collegio di Revisori, e prevedere che “il rendiconto economico presentato in assemblea dei soci sia accompagnato da una relazione da parte del Collegio dei Revisori che dovrà esprimere un parere in merito”.

In questo caso sarà quindi necessario avere questo parere e avere un verbale della riunione dei revisori in cui si analizza il rendiconto prima che venga sottoposto all’assemblea.

Insomma, tutto ciò che il tuo statuto prevede come obbligatorio, anche se non obbligatorio per Legge, diventa un adempimento che devi rispettare.

Se non lo fai non avrai rispettato le regole fondamentali che l’associazione si è data, e quindi potresti esporti a diverse contestazioni da parte del Fisco, dei soci, o da chi mira a prepararti un brutto tranello.

Detto ciò, ci sono alcuni obblighi di legge che devono essere rispettati, da cui discendono anche i verbali che non puoi non avere.

Approfondiamo quali sono i verbali minimi che devi avere ogni anno nel prossimo paragrafo

5 Verbali minimi che la tua associazione deve avere

1. Verbale dell’assemblea soci (ordinaria o straordinaria) entro 4 mesi dalla chiusura dell’anno sociale con all’ordine del giorno l’approvazione del rendiconto.
2. Verbale di assemblea dei soci ogni volta in cui sarà necessario nominare nuovi organi dell’associazione (il Consiglio Direttivo, il Presidente – se lo statuto non prevede che venga eletto dal Consiglio Direttivo stesso- o altri organi come i Probiviri)
3. Verbali del Direttivo per l’approvazione dei nuovi soci.
   Quanti? Con che frequenza?
   Anche qui… Dipende dal numero di soci e da eventuali obblighi previsti nel vostro statuto
4. Verbale del consiglio direttivo che approva il rendiconto (meglio se accompagnato anche della relazione di missione) da portare in assemblea soci e che convoca la stessa.
5. Verbale del consiglio direttivo che definisce annualmente la quota associativa annuale

Questi sono i verbali minimi, ma sono sufficienti?

In realtà no.

A seconda delle attività che fai, di come l’associazione è organizzata, dei nuovi obblighi di legge, potresti essere obbligato a fare altri verbali.

Ad esempio, se organizzi corsi sarà necessario fare una delibera in cui definisci un tariffario. Se hai collaboratori, sarà bene avere un verbale del direttivo in cui si dà mandato di attivare questa o quella collaborazione.

Senza contare poi gli adeguamenti normativi, come il GDPR che ha imposto a tutti di adottare nuovi strumenti a tutela della privacy dei soci. A questo proposito può esserti utile consultare TUTELO – KIT DI PRONTO INTERVENTO PER ADEGUARE LA TUA ASSOCIAZIONE AL GDPR.

Non sottovalutare l’importanza di un libro verbali ben fatto. Questo, insieme allo statuto e al libro soci sono i primi documenti a essere controllati.

Sorrido quando vedo quanto vi preoccupate per le ricevute, o per le dichiarazioni fiscali (che sono importanti eh!) e magari non avete mai fatto uno straccio di verbale.

Il punto è questo. Un controllo fiscale mira a dimostrare che la tua non è un’associazione, per poterti far pagare tasse e sanzioni su TUTTE le entrate.

Per dimostrare di essere una vera associazione devi avere statuto, libro soci e libro verbali in ordine.

Se questi sono a posto, e qualche dichiarazione fiscale non va, rischi comunque una sanzione, ma fidati, niente a che vedere con la possibile sanzione che potresti ricevere se gli ispettori riescono a dimostrare che la tua è una falsa associazione.

Per questo quando scegli un professionista che segue la tua associazione, devi ricordarti che gli adempimenti fiscali non sono più del 30% delle cose che devi fare per essere a posto.

Se il professionista che ti segue si occupa solo di certificazioni e dichiarazioni, ma non controlla con te i verbali, non ti aggiorna rispetto ai nuovi obblighi di legge, non ti spiega le corrette procedure di ammissione o decadenza dei nuovi soci, ti stai affidando a qualcuno che fa solo un terzo di quanto sarebbe necessario. 

E non perché non sia un buon professionista. Semplicemente perché non lo fa. Non lo inserisce neanche a preventivo!

Per questo abbiamo creato Blindo, un servizio di gestione della tua associazione in cui noi di Teamartist ci occupiamo di OGNI aspetto, per farti star tranquillo e essere a posto su OGNI aspetto dell’associazione

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Ti chiederemo qualche informazione e verrai contattato da un nostro operatore nei prossimi giorni per capire come possiamo aiutarti.

Damiano Giovanni Dalerba