I soci devono presentare la domanda di ammissione ogni anno?

Forse posso definirlo l’errore più comune che si commette in associazione.

Quale? Quello di far ripresentare OGNI anno la domanda di ammissione come socio all’associazione, anche a chi socio lo è già.

Lo si fa per comodità, perché si è sempre fatto così, perché nessuno ti hai mai detto che era sbagliato… Ma soprattutto lo si fa perché nella testa di molti presidenti e dirigenti non è chiaro cosa sia il PRINCIPIO DI NON TEMPORANEITA’ DEL VINCOLO ASSOCIATIVO.

Eppure gli Statuti di ogni Associazione no profit italiana dovrebbero contenere al proprio interno questo principio e dovrebbero farlo valere (in caso di controllo fiscale chi ha uno Statuto che ne è sprovvisto oppure non lo applica, rischia il disconoscimento come Associazione e l’accusa di Evasione Fiscale con le relative sanzioni).

Ma di cosa si tratta? Nella nostra esperienza il 90% delle Associazioni non ne ha la più pallida idea e nessuno lo applica.

Non solo, quando ci troviamo a spiegarlo la prima reazione è di incredulità, la seconda di stupore e la terza porta a dire “Ma allora fino ad adesso abbiamo sbagliato! Come facciamo a sistemare il passato?“.

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Cosa significa il principio di “non temporaneità del vincolo associativo“? 

Semplice, che una volta che si è fatta una richiesta per diventare socio della vostra Associazione e che la domanda è stata accettata (con conseguente verbale nominale inserito a Libro Verbali e il nominativo inserito a Libro Soci) SI DIVENTA SOCI A VITA (salvo dimissioni, morte o espulsione per fatti gravi)!

Sì, hai letto proprio bene.

Tutti voi invece partite dall’idea che la qualifica di socio abbia validità di un anno e quindi ogni anno fate rifare inutilmente la domanda di ammissione – portandovi i anche un danno, perché create una prova a favore degli ispettori contro di voi.

Quello che è tenuto a fare ogni socio ogni anno invece non è la domanda di ammissione, ma pagare la quota sociale, senza cadere nell’errore che chi non lo fa sia automaticamente escluso.

E non pensate che questo aspetto non venga controllato! Anzi! È una delle prime cose che viene verificata proprio per dimostrare che l’associazione sia realmente tale.

Ma perché è così?

Vedo di spiegartelo utilizzando uno schema che può sembrare banale ma che invece ci ha richiesto anni di lavoro con le Associazioni per riuscire a sintetizzarlo. 

Quando il Legislatore ha pensato alle normative per le Associazioni ha stabilito che per differenziarle dalle Aziende (e quindi non far pagare loro le tasse, vantaggio non da poco) doveva mettere dei paletti. 

Logica per le Aziende

Ha quindi deciso che le Aziende rispondono a questa logica (ribattezzata da TeamArtist, ACAP vs ASUC):

Le aziende e le realtà profit rispondono a questa logica:

AZIENDA –> CLIENTI –> ACQUISTANO un BENE/SERVIZIO –> PAGANO = Rapporto “Mordi e Fuggi”.

Logica per le Associazioni

Mentre le Associazioni, per essere tali, devono rispondere a quest’altra:

ASSOCIAZIONE –> SOCI –> USUFRUISCONO un BENE/SERVIZIO –> CONTRIBUISCONO restituendo i soldi che l’Associazione ha anticipato per loro per dare la possibilità di usufruire di tale bene/servizio = Rapporto non Temporaneo

In sintesi: i Soci di una Associazione DEVONO essere diversi dai Clienti di una Azienda. 

Per questo motivo il rapporto del socio con la sua Associazione, per essere vero, deve essere duraturo nel tempo e non temporaneo.

Cosa significa dal punto di vista operativo?

Significa che non è necessario far ripresentare ogni anno la domanda di ammissione a tutti coloro che si iscrivono o partecipano alle vostre attività.

Basterà farlo solo per coloro che non sono mai stati soci.

Puoi comunque far compilare ogni anno un modulo, per tenere aggiornata l’anagrafica e i dati (registrando quindi un eventuale cambio di indirizzo, o di numero di telefono) ma deve essere chiaro a te a al socio che quella NON è una nuova domanda di ammissione.

Ne consegue che non dovrai far alcun verbale di direttivo per l’accettazione dei soci che hai già iscritto nel libro soci negli anni precedenti, ma solo per i nuovi.

Cosa fare se il tuo statuto non rispetta il principio di “non temporaneità del vincolo associativo“? 

Alcune delle regole previste nel tuo statuto possono non rispettare questo principio, ad esempio prevedendo che il socio decada automaticamente se non rinnova la quota associativa annuale. 

Di solito uno statuto che prevede errori così gravi ne avrà altri altrettanto gravi, che potrebbero in caso di controllo farti perdere lo status di associazione e portare il fisco a multarti come se la tua fosse una azienda che per anni ha evaso le tasse. 

Se non sei sicuro che il tuo statuto sia corretto il mio consiglio è farcelo controllare prima possibile in modo da capire insieme se contiene degli errori e se è il caso di aggiornarlo >>>CLICCA QUI PER MAGGIORI INFORMAZIONI SUL CONTROLLO FISCALE SIMULATO DELLO STATUTO

C’è altro da sapere?

Assolutamente sì. 

Dal 25 maggio 2018 è operativo un nuovo regolamento europeo per la gestione della privacy, a cui anche la tua associazione dovrà attenersi, pena pesanti multe (molto più alte rispetto a quelle previste nella normativa precedente).

L’associazione per adeguarsi dovrà adattare una nuova informativa sulla privacy, un nuovo modulo di ammissione per i soci, un manuale di procedure interne su come vengono gestiti i dati sensibili dei propri soci/tesserati/ clienti.

Se non ti sei ancora adeguato, ti consiglio di farlo subito.

Per farlo abbiamo creato TUTELO, un kit di adeguamento al GDPR pensato proprio per associazioni no profit
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Damiano Giovanni Dalerba