Oggi vorrei parlarti di un dilemma che affligge tanti presidenti e dirigenti di associazione medio – grandi.
Se hai un’associazione che raggiunge o supera i 10/20mila euro di entrate, arriva quasi sempre un momento in cui le cose iniziano a girare bene, gli iscritti aumentano, i corsi o le iniziative sono al completo, in cui pensi “basta, fermo la promozione, non sono in grado di gestire più persone”.
Questo atteggiamento prudente è sicuramente comprensibile.
Troppi iscritti o partecipanti possono generarti una serie di problemi se non riesci a organizzarti per tempo nel gestirli tutti.
Si creano code, la qualità scende, iniziano ad arrivare le lamentele…
E poi più le persone aumentano più aumentano i rompiscatole, quelli che ti generano problemi.
Senza contare il fatto che un’associazione più grande avrà sicuramente un rischio maggiore di essere segnalata, di subire accertamenti fiscali che, se andassero male, potrebbero generare delle sanzioni più pesanti.
Per questo ci sono moltissime associazioni che, raggiunto l’obiettivo minimo che permette di garantire la sostenibilità delle attività (che può andare a seconda dei casi dai 30 agli 80 mila euro di entrate all’anno) decidono di rallentare, se non addirittura azzerare la promozione delle attività, per evitare i classici problemi di crescita che possono capitare.
Come dicevo prima, questo è sicuramente un atteggiamento prudente e oculato, ma questa scelta ha anche delle controindicazioni di cui non sempre si tiene conto.
Una associazione che non cresce non ha abbastanza liquidità per fare degli investimenti o per affrontare delle spese impreviste. Succede sempre ahimè che a un certo punto sia necessario metter lì dei soldi per risolvere un problema urgente. Dal riscaldamento che si rompe, all’attrezzatura che va cambiata. Se ogni anno riesci ad accantonare, se va bene, poche centinaia di euro, quando succede un problema così sei fregato (e nella stragrande maggioranza dei casi quei soldi ce li metti tu di tasca tua).
Un’associazione che non cresce rischia la chiusura se qualcuno se ne va. Facciamo un esempio: se in associazione siete di fatto in due o tre che vi occupate di tutto (dai corsi, alla contabilità, alla gestione associativa)… cosa succede se una persona di punto in bianco sparisce? Magari ci sono stati dei litigi interni, o molto più probabilmente ci sono stati problemi personali, infortuni, problemi familiari… Quando un’associazione (come ogni attività) è mandata avanti solo da una o due persone, quando queste per qualunque motivo mancano, è una tragedia.
Un’associazione che non fa promozione costante delle proprie attività rischia di rimanere nel giro di poco tempo senza soci. Lo sai meglio di me: le persone che partecipano alle tua attività cambiano molto velocemente. Se oggi rallenti la promozione pensando che “tanto ormai i soci ci sono” già il prossimo anno potresti invece aver bisogno di nuovi soci perché quelli che sono iscritti ora potrebbero scegliere di fare altro.
Un’associazione che galleggia sempre sul limite della sostenibilità è più soggetta a chiudere alla prima difficoltà. Ti sei mai chiesto cosa succederebbe se aprisse vicino a te un’associazione che fa cose simili alle tue? La tua associazione sarebbe in grado di reggere il colpo? Se perdessi anche solo il 20% dei tuoi iscritti, riusciresti a reggere? Meno l’associazione è strutturata, meno riesce a fronteggiare un qualunque problema inatteso.
Il punto è che un’associazione che cresce è sicuramente un’associazione più solida che riesce a sopravvivere meglio rispetto a eventuali problemi che possono capitare.
Ovviamente è necessario a tenere in considerazione i 3 punti dolenti della crescita:
Non si può mai fare il passo più lungo della gamba, quindi bisogna attrezzarsi per tempo per gestire l’eventuale aumento dei volumi
Bisogna sempre tenere sotto controlli che i costi non siano maggiori delle entrate. Associazione grande infatti non significa per forza associazione più ricca. Tu puoi aumentare il volume delle entrate, ma se anche i costi aumentano a dismisura e non li hai sotto controllo, rischi comunque di andare in perdita
Essere sereni rispetto a un possibile controllo fiscale, perché più l’associazione è grande più rischia di subire un accertamento e una multa più pesante.
Cosa fare allora? Non devi aver paura di crescere, ma devi preoccuparti di crescere BENE. Questo significa dotarti di strumenti e soluzioni che ti permettano di prevenire e gestire quelli che prima abbiamo chiamato i 3 punti dolenti della crescita
Attrezzarsi a gestire l’aumento dei soci, delle entrate e della attività Facile a dirsi.. difficile a farsi. La prima cosa che puoi fare è automatizzare una serie di procedure che oggi fai a mano e che, se l’associazione cresce, diventano davvero una perdita di tempo inutile. Puoi gestire a mano le iscrizioni e i pagamenti di 30, 50 soci, ma quando i soci aumentano, davvero non ha senso che tu perda tutto questo tempo per fare tutte le procedure connesse all’iscrizione di un socio. Puoi mandare un WhatsApp a mano alle 20 mamme dei bambini iscritti, ma devi avere un sistema di sms automatico se le mamme da contattare diventano 300!
Tenere sotto controllo le finanze dell’associazione
Diciamoci le cose come stanno: oggi se va bene riesci ad avere il polso della situazione economica dell’associazione a sensazione, e se va bene ti fai fare il rendiconto economico da un qualche professionista, che ti presenta un file spesso illeggibile e a distanza di mesi rispetto alla chiusura dell’anno sociale. Così ti accorgi che le cose vanno male spesso troppo tardi per poter invertire la rotta.
Per avere sotto controllo la situazione economica è necessario avere strumenti che ti permettano di avere in tempo reale il quadro della situazione e magari essere affiancato da un professionista che esamini con te i conti e possa suggerirti cosa fare per migliorare.
Essere sereni rispetto a un controllo fiscale
Eh già, perché basta un accertamento fiscale andato storto per mettere in seria difficoltà le finanze dell’associazione e spesso anche quelle del presidente!
Proprio perché conosciamo questi problemi, abbiamo progettato BLINDO, il servizio attraverso il quale noi di TeamArtist seguiamo la tua associazione con l’obiettivo di farla crescere e durare nel tempo. Con Blindo avrai a disposizione un team di consulenti che ti segue ogni giorno, modelli e fac simili da utilizzare, un software gestionale per automatizzare tutto quello che oggi fai a mano e avere sempre chiara la situazione della tua associazione.
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