Cambio del presidente in una associazione: TUTTI i passaggi da fare

Il cambio del Presidente (cioè del Rappresentante legale) in un’Associazione no profit è sempre un momento importante e delicato, sia che si tratti di una ASD – Associazione Sportiva Dilettantistica o di un ETS sotto forma di APS – Associazione di Promozione Sociale od OdV – Organizzazione di Volontariato, oppure di una ANPG – Associazione no profit generica.

Dal momento che di solito non è un passaggio che si gestisce ogni anno, spesso non si sa bene cosa sia necessario fare affinché l’avvicendamento avvenga correttamente. Vediamo quindi uno a uno i diversi passaggi.

Innanzitutto si deve verificare sullo Statuto quale organo ha titolarità a nominare il presidente, con quali modalità e con quali tempistiche.

In particolare si deve capire:

• Se il presidente viene nominato dall’Assemblea dei soci o dal Consiglio Direttivo. Sono infatti possibili entrambe le modalità (laddove non fosse specificato, si deve intendere che sia un compito dell’Assemblea dei Soci – e che lo Statuto sia da rivedere) con l’accortezza che si deve sempre trattare di un Socio maggiorenne, in regola col pagamento della quota associativa annuale e se viene nominato dal Consiglio Direttivo deve avvenire tra i suoi membri;
• Se lo statuto (o eventuali regolamenti) disciplina le modalità di presentazione delle candidature;
• Se lo statuto prevede particolare modalità di voto, come ad esempio lo scrutinio segreto o la possibilità di esprimere più preferenze (in assenza di regole sulle modalità di voto, queste vengono decise dall’Assemblea stessa direttamente in Assemblea; noi suggeriamo il metodo del voto su liste bloccate).

Verificata quindi quale sia la procedura prevista dallo statuto, si procede a convocare l’Assemblea dei Soci o del Consiglio Direttivo.

Tale riunione andrà quindi verbalizzata e il verbale andrà archiviato nel libro verbali. 

Consigliamo, inoltre, di comunicare la notizia a tutti i soci attraverso un avviso in bacheca o sul sito dell’associazione, un post sulla pagina Facebook e possibilmente anche con una mail.

Queste sono le procedure interne.

Fatto questo però ci sono tutta una serie di comunicazioni formali da fare che è bene sapere, tra cui la variazione del Rappresentante legale presso gli enti competenti.

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Cambio del Presidente in associazione: quali sono i passaggi importanti

Il primo passaggio è quello di aggiornare il certificato di attribuzione del codice fiscale dell’associazione ed eventualmente il certificato di attribuzione della partita IVA.

Il cambio del rappresentante legale va inoltre comunicato all’ente /federazione a cui l’associazione potrebbe essere iscritta. In particolare per le ASD è fondamentale verificare che la variazione venga anche registrata sul Registro CONI. Stesso discorso varrà anche per gli Enti del Terzo Settore che con tutta probabilità dovranno comunicare tale variazione al RUNTS. 

Dopo aver eseguito gli aggiornamenti necessari presso enti e fornitori, è fondamentale procedere anche con la comunicazione delle variazioni all’ Agenzia delle Entrate. A tal proposito, è necessario compilare il Modello AA5/6 per segnalare il cambio del legale rappresentante. 

Questo modulo deve essere compilato sulla base del verbale di assemblea che attesta l’elezione del nuovo presidente e del consiglio direttivo. 

È essenziale che ogni dettaglio sia correttamente riportato e che il verbale sia allegato al modulo per evitare incongruenze che potrebbero ritardare o complicare l’aggiornamento dei dati. 

Questo processo garantisce che l’associazione rimanga in regola con le normative fiscali vigenti e mantenga una trasparenza amministrativa impeccabile nei confronti delle autorità competenti.

La comunicazione di cambio va poi inoltrata a tutti i fornitori dell’associazione a cui serve questa informazione, a partire dalla banca (che avrà bisogno di individuare chi avrà potere di firma sui conti dell’associazione), le assicurazioni, l’associazionista, eccetera.

Se l’associazione ha contratti attivi o rapporti stabili con enti pubblici è bene mandare tale comunicazione anche alle amministrazioni con cui si collabora. Attenzione in particolare a chi ha delle autorizzazioni attive (come quella per la somministrazione di alimenti e bevande), per le quali potrebbe essere necessario variare i riferimenti sull’autorizzazione.

Se il cambio del presidente coincide con il cambio totale o parziale del consiglio direttivo, sarà necessario aggiornare il Modello EAS per tutte le associazioni che hanno l’obbligo di presentarlo completo (o che comunque lo hanno presentato completo pur avendo la possibilità di presentarlo semplificato).

Attenzione a tutti questi passaggi perché spesso e volentieri queste cose non vengono fatte, o ne vengono fatte solo alcune, anche nelle associazioni più grandi e strutturate.

Altro passaggio che consigliamo da fare, in particolare a tutela del nuovo presidente, è quello di fare un controllo dell’Associazione prima di assumerne la responsabilità legale.

Infatti molti neo presidenti credono di essere responsabili dell’associazione dal momento in cui ne diventano rappresentanti legali. In realtà non è affatto così. Il presidente in carica risponde in prima persona di eventuali problemi dell’associazione, anche se questi problemi sono stati generati quando il presidente era un altro.

Diventando quindi presidente si ci accolla la responsabilità dei cinque anni precedenti, ovvero gli anni che il fisco potrebbe controllare, anche se non si era presidente in quel periodo.

Questo è importante saperlo dal momento che il presidente di una associazione è chiamato a rispondere in solido in caso di problemi, debiti o sanzioni all’Associazione (salvo alcuni casi particolari, come quello del riconoscimento giuridico o della non solvibilità del Presidente…).

Per questo moltissime associazioni che sono in procinto di un avvicendamento alla guida ci chiamano per fare una Ispezione Fiscale Simulata che verifichi la corretta gestione dei 5 anni precedenti. Questo permette a chi lascia, di sapere che sta lasciando una situazione in ordine o avere il tempo di sistemare, e a chi subentra di sapere che la documentazione dell’associazione che eredita è corretta.

Questo è un tema importante, soprattutto in una fase come questa dove è molto difficile trovare qualcuno che voglia assumersi una responsabilità come quella del presidente, perché permette di far certificare a un professionista terzo la bontà della gestione passata.

Giovanni Damiano Dalerba

Associazionista senior di TeamArtist

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