Termini di servizio "SegretarioPRO"

Termini di servizio "SegretarioPRO"

Prerequisiti:

1. Nell’organigramma dell’associazione ci deve essere almeno una persona “in loco” che si occupa delle attività operative della segreteria e che interloquisca con i vari portatori di interesse tra cui, a titolo di esempio: i soci, i fornitori, i collaboratori. Non è rilevante l’inquadramento di tale persona, che può essere un volontario, un collaboratore o un professionista. L’importante è che possa svolgere le attività operative e in particolare quelle che richiedono la presenza fisica. Tale persona non deve essere in nessun caso il presidente e, ove vi sia la minima possibilità, nemmeno un suo parente. Questa persona non deve avere nessuna formazione tecnica particolare, deve avere una ottima attitudine a relazionarsi con le persone e volontà di apprendimento. Sono un plus i rudimenti di gestione contabile, anche se appresi alle superiori.
2. L’associazione deve essere seguita da un professionista che svolga le attività propedeutiche alla presentazione delle dichiarazioni fiscali, che le prepari e che le trasmetta.
3. Gli incassi dell’associazione siano superiori ai 30mila euro all’anno nell’ultimo anno sociale.
4. Il presidente deve essere interessato a creare una segreteria che funzioni in maniera autonoma da lui, che gli fornisca i dati corretti e aggiornati e che alla fine dell’anno abbia svolto tutte le attività obbligatorie per legge.

Obiettivo del servizio:

L’obiettivo del servizio è quello di permettere al presidente, alla fine dell’anno sociale, di avere tutti i documenti richiesti per legge disponibili in maniera tempestiva e nel rispetto delle scadenze. La disponibilità sarà di tipo fisico e virtuale.

Tale obiettivo è finalizzato alla protezione dei beni del presidente e dell’associazione in caso di contenzioso di tipo amministrativo. Contenzioso che può avvenire con qualunque portatore d’interesse, tra cui ricordo a titolo di esempio: i soci, i collaboratori, i fornitori, l’agenzia delle entrate, altri membri del direttivo, ecc.

Tale obiettivo deve essere raggiunto senza alcun intervento diretto del presidente nelle attività della segreteria, favorendo la delega completa di questa attività da parte del presidente ai suoi collaboratori amministrativi. In questo modo il presidente sarà sicuro del risultato, ma senza doversene occupare direttamente.

Sottoscrivendo "SegretarioPRO", il presidente avrà piena visibilità delle attività svolte in tempo reale grazie ad “Organizzo ONLINE”, col vantaggio di avere i dati a disposizione in maniera tempestiva senza doversene occupare direttamente.

Descrizione del servizio:

TeamArtist metterà a disposizione del presidente uno dei suoi consulenti che svolgerà l’attività di “supervisore della segreteria”.

Tale attività si svolgerà in sinergia col presidente, ma la maggior parte delle interazioni del nostro consulente saranno con la/le persone operanti nella segreteria (vedi prerequisiti n° 1) e con il consulente fiscale.

In particolare svolgerà le seguenti attività:

1. Pianificare le attività della segreteria, le modalità di esecuzione e le rispettive scadenze
2. Verificare, su base mensile, se le attività sono state svolte nel rispetto delle scadenze.
3. Una volta verificato che le attività sono state svolte, deve controllare che siano conformi alle richieste.
4. Nel caso di non conformità dovrà effettuare le correzioni del caso e avvisare il personale, perché possa prendere atto dell’errore ed evitare che si ripeta in futuro
5. Verificare entro i termini di legge che i documenti prodotti siano conformi e disponibili al presidente sia in forma fisica che online.
6. Avvisare il presidente in caso di criticità.

Modalità di erogazione:

Il servizio sarà erogato nei seguenti termini:

1. Sarà spedito al presidente “organizzo” il nostro prodotto per l’archiviazione dei documenti, e successivamente il suo aggiornamento annuale. Tale prodotto è necessario per garantire la disponibilità fisica dei documenti.
2. Sarà fornito al presidente, e alla segreteria, un accesso al nostro prodotto “organizzo online”, che serve a garantire al presidente la disponibilità immediata dei documenti online. Questo prodotto permette al presidente di avere la disponibilità dei dati amministrativi e il controllo dei risultati della segreteria in remoto.
3. All’inizio di ogni anno sociale, o alla prima erogazione del servizio, ci sarà un primo incontro volto alla valutazione dello stato dell’arte dell’amministrazione e sarà stilato un crono programma delle attività da svolgere durante l’anno.
4. Seguendo le indicazioni del nostro consulente la/le “persona in segreteria” ed il “consulente fiscale” dovranno svolgere le attività operative richieste e inserire i dati all’interno di “organizzo” e “organizzo online”.
5. Ogni mese il nostro consulente terrà un incontro online di un’ora circa con la persona della segreteria incaricata e farà il punto della situazione e dei documenti caricati. Nel caso i documenti o l’operato non sia conforme a quanto pianificato suggerirà i correttivi del caso. Verificherà se ci sono urgenze o situazioni critiche su cui intervenire tempestivamente.
6. Nel tempo che intercorre tra un incontro e l’altro, il nostro consulente risponderà tramite email alle richieste della segreteria e verificherà i documenti che saranno stati caricati.
7. Nell’ultimo incontro dell’anno sarà coinvolto anche il presidente per la verifica del rendiconto e per fare il punto della situazione.
8. Il presidente potrà in ogni momento richiedere informazioni e parlare con il nostro consulente tramite appuntamento. Nello svolgimento ideale del servizio, dove le cose sono in ordine e fatte bene, il presidente dovrebbe essere scomodato unicamente per la chiusura del rendiconto. I dati contabili parziali saranno resi disponibili mensilmente se i sistemi informativi dell’associazione lo permetteranno.

Cosa è esplicitamente escluso del servizio:

1. La gestione diretta e comunicazione con tutti i portatori d’interesse che non sono il presidente, la persona della segreteria identificata per essere il nostro referente e il consulente fiscale.
2. L’inserimento fattivo dei dati contabili e amministrativi.
3. La stesura e l’invio delle dichiarazioni fiscali.
4. Qualsiasi tipo di software all’infuori di “organizzo online”
5. La formazione del personale di segreteria.
6. La progettazione e/o la riorganizzazione dell’amministrazione del punto di vista della scelta dei collaboratori, della contrattualistica e dell’assegnazione delle mansioni.
7. La riorganizzazione documentale degli anni sociali precedenti a quello in cui ricade la data del primo pagamento.

Questi servizi sono esclusi, ma possono essere offerti separatamente, di volta in volta, a seconda delle necessità della singola associazione.

Tempistiche di erogazione

Per ragioni legate alla natura e alle scadenze dell’attività amministrativa il servizio è erogato sulla base dell’anno solare dal 1 gennaio al 31 dicembre. Per questo motivo la durata del servizio andrà dal giorno di inizio dell’erogazione al 31 dicembre dell’anno solare successivo.

Il servizio sarà erogato a partire dall’anno sociale in cui ricade il giorno di inizio dell’erogazione del servizio, che per ragioni pratiche, coincide con la data del primo pagamento. La riorganizzazione documentale degli anni sociali precedenti a quello in corso è esplicitamente esclusa dalla presente offerta.

Nel caso sia necessario intervenire, sarà il nostro consulente a segnalarlo al presidente. Il nostro servizio di riferimento per la revisione dell’amministrazione di anni sociali CHIUSI è “Absolvo”, che ha delle necessità e delle modalità di erogazione totalmente diverse da quelle della presente offerta.

Altre considerazioni di carattere generale:

L’associazione è un entità democratica, il nostro consulente agirà sempre a tutela del presidente in quanto unico responsabile legale della stessa. Il fatto di avere un attore esterno che sovrintende alle attività amministrative tutelando il presidente risolve statisticamente una delle più grandi minacce ai beni del presidente.

L’amministrazione è spesso e volentieri un centro di potere che però non ha nessuna responsabilità, a differenza del presidente che risponde in prima persona con i suoi beni dal punto di vista civile e penale. Per questo molti collaboratori amministrativi rifiutano ogni forma di controllo, interna ed esterna, con la scusa che loro non hanno bisogno di nulla.

Il fatto di avere un nostro consulente che svolge l’attività di supervisione tutela enormemente il presidente.

Un’altra funzione importante del nostro consulente è quello di avere un ruolo attivo in caso di litigi e dissapori che minano il raggiungimento dell’obiettivo e la possibilità di valutare in maniera “super-partes” l’operato dei collaboratori/volontari amministrativi.

Il servizio in oggetto riduce anche il potere di tutti gli attori coinvolti verso il presidente, perché la disponibilità dei documenti sia fisica che temporale non può più essere utilizzata come strumento di ricatto da parte dei collaboratori, come invece molto spesso accade nelle associazioni. I documenti DEVONO trovarsi fisicamente all’interno di “Organizzo”, ma anche nel caso peggiore di malafede, saranno disponibili in “Organizzo online”.

Il servizio deve quindi essere visto da molteplici punti di vista tra cui:

1. La possibilità di delegare la cura delle attività amministrative ai suoi collaboratori con la certezza di non doversene occupare fattivamente e di raggiungere il risultato richiesto
2. La sicurezza di avere un associazionista professionista qualificato che se ne sta occupando.
3. Avere i documenti disponibili sia fisicamente che online su base mensile.
4. Sapere che gli imprevisti saranno presi in carico e risolti.
5. Ricoprire il ruolo di presidente senza essere ricattabile.
6. Guadagnare tempo per svolgere altre attività.
7. Ridurre il tempo perso nella gestione dei conflitti interni.
8. Per tutte le altre condizioni di servizio, fai riferimento al seguente contratto che le disciplina: https://www.teamartist.com/legal/termini-di-servizio/